Cara Menutup Email: Salam Penutup, Kalimat Penutup, dan Contohnya

Banyak orang bingung memilih dua kata terakhir di sebuah email. Sebaiknya "Salam hormat"? "Hormat saya"? "Terima kasih"?

Berikut jawaban singkatnya. Penutup email yang baik punya tiga bagian: kalimat penutup yang jelas, salam penutup yang sesuai dengan situasi, dan nama Anda. Jika Anda meminta sesuatu, tutup dengan "Terima kasih". Jika tidak, "Salam hormat" cocok untuk sebagian besar email kerja.

Bisakah Anda mengirim kontrak yang sudah ditandatangani paling lambat hari Jumat?

Terima kasih,
Priya

Bagian selanjutnya dari artikel ini menjelaskan alasannya, beserta penelitian di baliknya. Artikel ini membahas penutup email yang cocok untuk setiap situasi, aturan tanda baca, penutup email dalam bahasa lain, dan salam penutup yang paling tidak disukai orang. Perlu dicatat: penelitian dan survei di artikel ini meneliti email berbahasa Inggris. Karena itu kami menyebutkan salam penutup bahasa Inggris yang diteliti, beserta padanannya yang umum dalam bahasa Indonesia.

Tiga bagian penutup email

Penutup email punya tiga bagian yang terpisah, dan setiap bagian punya fungsi yang berbeda.

1. Kalimat penutup adalah kalimat lengkap. Kalimat ini memberi tahu pembaca apa yang terjadi berikutnya, misalnya "Bisakah Anda mengonfirmasi paling lambat hari Kamis?"
2. Salam penutup adalah salam singkat sebelum nama Anda, misalnya "Terima kasih," atau "Salam hormat,".
3. Nama dan tanda tangan Anda berada paling akhir. Di email pertama, tambahkan jabatan dan nama perusahaan Anda. Di balasan singkat, nama depan Anda sudah cukup.

Buat tanda tangan Anda tetap singkat. Panduan etika internet yang lama, RFC 1855, menyarankan tidak lebih dari 4 baris, dan saran itu masih berlaku. Jika Anda ingin tanda tangan yang rapi dan konsisten, email signature generator (dalam bahasa Inggris) membuatkannya untuk Gmail, Outlook, dan Apple Mail.

Salam penutup email kerja yang umum

Berikut salam penutup yang paling sering muncul di email kerja, kira-kira dari yang paling formal sampai yang paling santai. Kolom kedua berisi padanan yang umum dalam bahasa Indonesia.

Penutup email formal seperti "Hormat saya" dan "Salam hormat" adalah pilihan yang aman di email pertama. Anda bisa membuat nadanya lebih santai setelah lawan bicara Anda melakukannya. Saat peserta kursus bahasa Inggris bisnis British Council bertanya seberapa formal mereka harus menulis, seorang anggota timnya menjawab bahwa secara umum lebih baik bersikap lebih formal.

Apa kata penelitian tentang salam penutup

Sebagian besar saran tentang penutup email hanyalah pendapat. Beberapa studi dan survei memberi angka yang nyata, dan hasilnya lebih sering searah daripada yang Anda kira. Semuanya meneliti email berbahasa Inggris.

Salam penutup dengan "thanks" mendapat balasan paling banyak

Pada 2017, Boomerang meneliti penutup di lebih dari 350.000 thread email berbahasa Inggris dari milis komunitas online. Boomerang menghitung seberapa sering setiap email mendapat balasan:

Penutup dengan bentuk ucapan terima kasih apa pun mendapat balasan pada 62% kasus, dibandingkan 46% untuk penutup lainnya. Namun ingat batasan studi ini. Data ini berasal dari milis antara orang yang tidak saling kenal, bukan email bisnis. Studi ini menunjukkan hubungan, bukan sebab akibat, dan Boomerang sendiri menyatakan tidak bisa mengendalikan faktor hubungan antara pengirim dan pembaca.

Apa yang disukai dan tidak disukai orang

Survei mengajukan pertanyaan yang berbeda: apa yang disukai orang, bukan apa yang dibalas. Survei-survei ini dilakukan pada penutur bahasa Inggris.

• Dalam survei Perkbox terhadap 1.928 orang, 69% memilih "Kind regards" sebagai salah satu salam penutup terbaik, diikuti "Thanks" dengan 46%. "Love" (salam sayang) paling tidak disukai, dengan 57%, dan 44% tidak suka email tanpa salam penutup sama sekali.
• Jajak pendapat YouGov untuk HuffPost terhadap 1.000 orang dewasa di Amerika Serikat menemukan "Thanks" sebagai salam penutup yang paling banyak dipakai, dengan 62%. Penutup yang paling mengganggu adalah tanpa salam penutup, dengan 41%, diikuti "xoxo" dengan 24%.
• Survei Preply terhadap 1.005 orang Amerika menemukan "Thank you" (38%) dan "Thanks" (30%) sebagai yang paling disukai.

Jika digabungkan, polanya jelas. Ucapan terima kasih dan kesopanan biasa hasilnya baik. Penutup yang terlalu akrab dan tidak ada penutup sama sekali hasilnya buruk.

Soal "thanks in advance"

"Thanks in advance" (terima kasih sebelumnya) adalah satu-satunya salam penutup yang dinilai berbeda oleh berbagai sumber. Salam ini punya reply rate tertinggi di data Boomerang, dan 21% responden Perkbox menilainya sebagai salah satu yang terbaik. Namun hanya 5% responden Preply yang memilihnya, dan sebagian panduan menulis menyebutnya terlalu berasumsi, karena menganggap jawabannya pasti ya.

Alison Green dari Ask a Manager memberi aturan yang masuk akal. Menurutnya, "thanks in advance" tidak masalah di sebagian besar situasi. Salam ini baru terkesan buruk saat Anda meminta bantuan besar yang wajar jika ditolak. Dalam situasi itu, kalimat seperti "Saya akan sangat berterima kasih jika Anda bisa membantu" lebih cocok.

Cara menutup email yang membutuhkan balasan

Jika Anda membutuhkan jawaban, kalimat penutup yang paling berperan. Salam penutup hanya menentukan nadanya.

Buat permintaan Anda spesifik. Sebutkan apa yang Anda butuhkan, dan kapan. Penutup yang samar seperti "Kabari saya pendapat Anda" membuat pembaca harus menebak apa yang Anda inginkan.

Apakah hari Selasa pukul 14.00 bisa untuk telepon selama 20 menit? Jika tidak, kirimkan dua pilihan waktu yang cocok untuk Anda.

Terima kasih,
Daniel

Bisakah Anda menyetujui anggaran ini paling lambat Kamis sore? Kami membutuhkannya untuk memesan tempat acara.

Terima kasih,
Mia

Pertanyaan membantu secara umum. Dalam analisis Boomerang lainnya terhadap lebih dari 40 juta email, email yang berisi 1 sampai 3 pertanyaan 50% lebih mungkin dibalas daripada email tanpa pertanyaan. Studi itu melihat pertanyaan di bagian mana pun dalam email, bukan hanya di akhir. Namun kalimat terakhir adalah tempat yang wajar untuk pertanyaan utama Anda.

Pasangkan pertanyaan yang jelas dengan salam penutup berupa ucapan terima kasih. Berdasarkan reply rate di atas, "Terima kasih" adalah pilihan standar yang baik untuk setiap email yang meminta sesuatu.

Contoh penutup email berdasarkan situasi

Lamaran kerja dan surat lamaran

Pakai salam penutup formal dan nama lengkap Anda. Untuk surat lamaran berbahasa Inggris, pusat karier universitas masih menyarankan "Sincerely". Panduan Indiana University, misalnya, menyarankan Anda berterima kasih kepada perusahaan atas waktunya dan menutup dengan "Sincerely" serta nama lengkap Anda. Dalam surat lamaran berbahasa Indonesia, padanan yang umum adalah "Hormat saya".

Terima kasih atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu. Saya berharap mendapat kesempatan untuk membahas bagaimana saya bisa membantu tim Bapak/Ibu.

Hormat saya,
Jordan Lee
jordan.lee@example.com

Sebagian situs menyebut "Sincerely" sudah kuno. Penelitian tidak mendukung pendapat itu untuk surat resmi. Jika salam itu terasa kaku di email tindak lanjut yang singkat, "Kind regards" atau "Salam hormat" juga bisa dipakai.

Email ke dosen atau guru

Tetap formal dan berikan detail yang cukup agar Anda mudah dikenali. Writing Center University of Kansas menyarankan penutup seperti "Thank you," "Best regards," atau "Sincerely,". Dalam bahasa Indonesia, padanannya adalah "Terima kasih", "Salam hormat", atau "Hormat saya". Anda bisa menambahkan nama mata kuliah di tanda tangan.

Terima kasih atas bantuan Bapak/Ibu.

Salam hormat,
Sam Patel
ECON 201, Kelas 3

Cold email dan outreach sales

Tidak ada data yang dapat diandalkan tentang salam penutup mana yang paling berhasil di cold email. Buat sederhana saja: kalimat penutup singkat yang membuat penerima mudah menolak, lalu "Terima kasih" dan nama depan Anda. Semua contoh cold email kami ditutup dengan cara ini, jadi Anda bisa melihatnya dalam konteks.

Keluhan

Hindari penutup yang hangat. Purdue OWL memperingatkan bahwa "Best Wishes" atau "Cheers" bisa melemahkan sebuah keluhan, karena salam itu menunjukkan kedekatan yang tidak sesuai. "Regards" atau "Thank you", dalam bahasa Indonesia "Salam" atau "Terima kasih", membuat nadanya tetap tegas dan sopan.

Email internal dan balasan singkat

Di dalam tim, Anda bisa jauh lebih santai. Ask a Manager mencatat bahwa sangat wajar menutup email internal dengan "Thanks" atau hanya nama Anda. Dalam percakapan bolak-balik yang cepat, banyak orang tidak memakai salam penutup sama sekali. Sebuah studi tentang email kantor di Selandia Baru menemukan bahwa budaya tempat kerja lebih memengaruhi cara orang menutup email daripada jabatan atau gender. Jadi ikuti kebiasaan rekan kerja Anda.

Email ucapan terima kasih

Ucapan terima kasih adalah inti email ini, jadi sampaikan di kalimat penutup dan buat salam penutupnya sederhana.

Terima kasih sekali lagi sudah meluangkan waktu untuk menjelaskan prosesnya kepada saya. Penjelasan itu membuat keputusan saya jauh lebih mudah.

Salam hormat,
Elena

Tanda baca dan huruf kapital

Tiga aturan pertama di bawah ini berlaku untuk email berbahasa Inggris.

• Beri tanda koma setelah salam penutup, lalu tulis nama Anda di baris baru. British Council mengajarkannya dengan cara ini.
• Huruf kapital hanya di kata pertama. Tulis "Kind regards," dan "Best wishes,", bukan "Kind Regards,". Ahli bahasa Larry Trask menyatakan aturannya dengan jelas: hanya kata pertama salam penutup yang ditulis dengan huruf kapital.
• Tanpa koma juga boleh, dalam beberapa gaya. Sebagian perusahaan di Inggris memakai open punctuation, tanpa koma setelah salam pembuka atau salam penutup. Pilih satu gaya dan pakai secara konsisten.
• Bahasa lain punya aturan sendiri. Bahasa Jerman, misalnya, sama sekali tidak memakai koma setelah salam penutup, menurut Duden. Dalam bahasa Indonesia, salam penutup seperti "Hormat saya," dan "Salam hormat," juga diikuti koma, dan hanya kata pertamanya yang ditulis dengan huruf kapital.

Penutup email dalam bahasa lain dan dalam bahasa Inggris Britania

Jika Anda menulis kepada orang di luar negeri, pakai penutup yang biasa mereka pakai. Berikut penutup standar dari sumber dalam setiap bahasa:

Untuk surat dalam bahasa Inggris Britania, Trask memberi aturannya: "Yours sincerely" untuk orang yang disebut namanya, dan "Yours faithfully" setelah "Dear Sir or Madam" (Yth. Bapak/Ibu). Ia menambahkan bahwa perbedaan ini tidak terlalu penting. Dalam bahasa Jerman, "Liebe Grüße" hanya untuk pesan pribadi. Dalam bahasa Prancis, Cordialement adalah penutup yang paling banyak dipakai di email, sedangkan rumusan panjang "Veuillez agréer" dipakai di surat resmi.

Salam penutup dan penutup yang perlu dihindari

• "Love" dan "xoxo". "Love" adalah salam penutup yang paling tidak disukai dalam survei Perkbox, dengan 57%. Simpan keduanya untuk keluarga dan teman.
• Tanpa salam penutup di email pertama. 44% responden Perkbox tidak menyukainya. Saran Purdue OWL adalah mengetik setidaknya penutup seperti "Best," dan nama Anda.
• "Cheers" dan "Warmly" kepada orang yang belum Anda kenal. Dalam survei Perkbox, 26% menilai "Cheers" sebagai salah satu yang terburuk, dan 31% mengatakan hal yang sama tentang "Warmly" (salam hangat).
• Singkatan seperti "Rgds". British Council menyebut "Rgds" hanya cocok untuk penggunaan informal, jadi jangan pakai di tulisan formal. Hal yang sama berlaku untuk singkatan seperti "Trims" untuk "Terima kasih".
• Emotikon senyum di email kerja pertama. Dalam tiga eksperimen, emotikon senyum membuat pengirim terlihat kurang kompeten dan tidak membuatnya terlihat lebih ramah.
• Kalimat penutup yang terkesan menyindir. "As per my last email" (seperti di email saya sebelumnya) mengganggu 33% responden Perkbox, dan "Please advise" (mohon arahannya) mengganggu 8%.

Untuk "Sent from my iPhone" (dikirim dari iPhone saya), hasil penelitiannya berbeda-beda. Dalam survei Preply, 51% ingin orang berhenti memakainya. Namun sebuah studi tahun 2012 menemukan bahwa tanda tangan dari perangkat seluler membuat pembaca lebih memaklumi salah ketik. Jika Anda lebih sering mengirim email dari komputer, matikan saja. Di ponsel, tanda tangan itu bahkan bisa membantu pembaca memaklumi salah ketik.

Apakah Anda selalu butuh salam penutup?

Di email pertama kepada seseorang, ya. Banyak orang menganggap email tanpa salam penutup terkesan ketus, dan survei di atas menempatkannya di antara penutup yang paling tidak disukai.

Setelah percakapan berjalan, Anda boleh tidak memakainya. Dalam rangkaian balasan cepat dengan rekan kerja, menulis nama saja atau tidak menulis apa pun adalah hal yang biasa. Tidak semua orang menyukai salam penutup. Sebuah esai di Slate mengusulkan agar salam penutup dihapus sama sekali. Namun tetap pakai salam penutup di email apa pun yang bukan percakapan bolak-balik yang cepat.

Sebelum Anda menekan tombol kirim

Penutup yang baik tidak bisa membantu email yang tidak pernah sampai. Jika Anda mengirim email ke kontak baru atau ke seluruh daftar, cek dulu apakah alamatnya berfungsi. Email checker memverifikasi satu alamat, dan bulk email checker mengecek seluruh daftar, agar salam penutup yang sudah Anda pilih dengan cermat sampai ke kotak masuk yang nyata.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa cara terbaik untuk menutup email?

Tutup dengan kalimat penutup yang jelas, salam penutup, dan nama Anda. "Terima kasih" paling cocok saat Anda meminta sesuatu. Dalam data Boomerang, yang meneliti email berbahasa Inggris, salam penutup dengan ucapan terima kasih mendapat balasan paling banyak. "Salam hormat" cocok untuk sebagian besar email kerja lainnya.

Bagaimana cara menutup email secara profesional?

Akhiri dengan kalimat yang menyebutkan apa yang terjadi berikutnya. Lalu tambahkan salam penutup yang sopan seperti "Salam hormat" atau "Terima kasih", serta nama lengkap dan jabatan Anda. Untuk surat lamaran dan surat resmi, pakai "Hormat saya", atau "Sincerely" dalam bahasa Inggris.

Apakah "Regards" tidak sopan?

Tidak. Salam ini netral dan singkat, sehingga cocok untuk email kerja yang singkat dan email keluhan. Dalam survei Perkbox, 31% orang menilai "Regards" sebagai salah satu salam penutup terbaik. "Kind regards" terdengar sedikit lebih hangat jika Anda ragu. Dalam bahasa Indonesia, padanannya adalah "Salam" dan "Salam hormat".

Apakah "Salam hormat" ditulis dengan huruf kapital semua?

Tidak. Huruf kapital hanya di kata pertama: "Salam hormat,". Aturan yang sama berlaku dalam bahasa Inggris: "Kind regards,", "Best regards,", dan "Best wishes,".

Apakah "Thanks in advance" tidak sopan?

Biasanya tidak. Salam ini punya reply rate tertinggi dalam studi Boomerang, dan Ask a Manager menyebutnya tidak masalah di sebagian besar situasi. Hindari saat Anda meminta bantuan besar yang mungkin ingin ditolak oleh penerima.

Apa pengganti "Sincerely"?

"Kind regards," "Best regards," dan "Thank you" adalah pengganti yang umum di email. Simpan "Sincerely" untuk surat lamaran dan surat resmi. Dalam bahasa Indonesia, "Salam hormat" dan "Terima kasih" bisa menggantikan "Hormat saya" di email biasa.

Apakah perlu tanda koma setelah salam penutup?

Dalam bahasa Inggris, ya, di sebagian besar gaya: "Thanks," lalu nama Anda di baris berikutnya. Sebagian penulis di Inggris tidak memakai koma. Bahasa Jerman memang tidak memakai koma. Dalam bahasa Indonesia, salam penutup juga diikuti koma, seperti "Hormat saya,".