E-mail afsluiten: groeten, slotzinnen en voorbeelden

De meeste mensen lopen vast op de laatste twee woorden van een e-mail. Wordt het "Met vriendelijke groet"? "Groeten"? "Bedankt"?

Hier is het korte antwoord. Een goede afsluiting van een e-mail heeft drie delen: een duidelijke slotzin, een groet die bij de situatie past, en je naam. Vraag je iets, sluit dan af met "Bedankt". Vraag je niets, dan past "Met vriendelijke groet" bij de meeste werkmails.

Kun je het getekende contract uiterlijk vrijdag sturen?

Bedankt,
Priya

De rest van dit artikel legt uit waarom, met het onderzoek erachter. Het behandelt de afsluitingen die bij elke situatie passen, de regels voor leestekens, afsluitingen in andere talen en de groeten waar mensen het meest een hekel aan hebben. Let op: de onderzoeken in dit artikel gingen over Engelstalige e-mails. We geven steeds de onderzochte Engelse groet en de gangbare Nederlandse groet die ermee overeenkomt.

De drie delen van een afsluiting

De afsluiting van een e-mail heeft drie aparte delen, en elk deel heeft een andere taak.

1. De slotzin is een volledige zin. Die vertelt de lezer wat er nu gebeurt, zoals "Kun je het uiterlijk donderdag bevestigen?"
2. De groet is het korte afscheid voor je naam, zoals "Bedankt," of "Met vriendelijke groet,".
3. Je naam en handtekening komen als laatste. Zet in een eerste e-mail je functie en bedrijf erbij. In een kort antwoord is je voornaam genoeg.

Houd je handtekening kort. De oude gids voor netiquette, RFC 1855, raadde niet meer dan 4 regels aan, en dat werkt nog steeds. Wil je een nette, consistente handtekening? De generator voor e-mailhandtekeningen (in het Engels) maakt er een voor Gmail, Outlook en Apple Mail.

Afsluitingen voor werkmails: de gangbare groeten

Dit zijn de groeten die je het vaakst ziet in werkmails, ongeveer van het meest formeel naar het meest informeel. De Engelse groet die ermee overeenkomt, staat tussen haakjes.

Formele afsluitingen zoals "Met vriendelijke groet" zijn een veilige keuze in een eerste e-mail. Je kunt de toon losser maken zodra de ander dat doet. Cursisten van de cursus zakelijk Engels van de British Council vroegen hoe formeel ze moesten zijn. Een medewerker van het team antwoordde dat het in het algemeen beter is om formeler te zijn.

Wat het onderzoek zegt over afsluitende groeten

Het meeste advies over het afsluiten van een e-mail is een mening. Een paar onderzoeken en enquêtes voegen echte cijfers toe, en die wijzen vaker dezelfde kant op dan je zou verwachten. Ze gingen allemaal over Engelstalige e-mails.

Groeten met "thanks" kregen de meeste reacties

In 2017 bekeek Boomerang de afsluitingen in meer dan 350.000 Engelstalige e-mailthreads uit de mailinglijsten van online community's. Het telde hoe vaak elke e-mail een reactie kreeg:

Afsluitingen met een vorm van bedanken kregen in 62% van de gevallen een reactie, tegen 46% voor de andere. Houd wel rekening met de grenzen van dit onderzoek. Het ging om mailinglijsten tussen onbekenden, niet om zakelijke e-mail. Het onderzoek laat een verband zien, geen oorzaak. Boomerang zegt zelf dat het geen rekening kon houden met de relatie tussen afzender en lezer.

Wat mensen zeggen dat ze leuk en niet leuk vinden

Enquêtes stellen een andere vraag: wat mensen het liefst zien, niet wat een antwoord krijgt. Ze zijn gehouden onder Engelstaligen.

• In een enquête van Perkbox onder 1.928 mensen koos 69% "Kind regards" (Met vriendelijke groet) als een van de beste groeten, gevolgd door "Thanks" (Bedankt) met 46%. "Love" (Liefs) was het minst geliefd, met 57%, en 44% had een hekel aan e-mails zonder groet.
• Een peiling van YouGov voor HuffPost onder 1.000 Amerikaanse volwassenen vond dat "Thanks" de meest gebruikte groet was, met 62%. De meest irritante afsluiting was geen groet, met 41%, gevolgd door "xoxo" met 24%.
• Een enquête van Preply onder 1.005 Amerikanen vond dat "Thank you" (38%) en "Thanks" (30%) het populairst waren.

Samen geven ze een duidelijk patroon. Dankbaarheid en gewone beleefdheid doen het goed. Te familiaire afsluitingen en helemaal geen afsluiting doen het slecht.

De vraag over "alvast bedankt"

"Thanks in advance" (Alvast bedankt) is de enige groet waarover de bronnen het oneens zijn. Hij had het hoogste reactiepercentage in de data van Boomerang, en 21% van de deelnemers aan de enquête van Perkbox rekende hem tot de beste. Maar slechts 5% van de deelnemers aan de enquête van Preply had er een voorkeur voor. Sommige schrijfgidsen noemen hem aanmatigend, omdat hij ervan uitgaat dat het antwoord ja is.

Alison Green van Ask a Manager geeft een verstandige regel. Volgens haar is "alvast bedankt" meestal prima. Het komt alleen slecht over als je om een echte gunst vraagt die de ander redelijkerwijs kan weigeren. In dat geval past iets als "Ik zou het erg waarderen als het je lukt" beter.

Een e-mail afsluiten als je een antwoord nodig hebt

Heb je een antwoord nodig, dan doet de slotzin het meeste werk. De groet bepaalt alleen de toon.

Maak je verzoek concreet. Zeg wat je nodig hebt, en wanneer. Een vage afsluiting als "Laat maar weten wat je ervan vindt" laat de lezer uitzoeken wat je wilt.

Komt het je dinsdag om 14.00 uur uit voor een gesprek van 20 minuten? Zo niet, stuur me dan twee tijden die jou passen.

Bedankt,
Daniel

Kun je het budget uiterlijk donderdag aan het eind van de dag goedkeuren? We hebben het nodig om de locatie te boeken.

Dank je wel,
Mia

Vragen helpen in het algemeen. In een andere analyse van Boomerang van meer dan 40 miljoen e-mails hadden e-mails met 1 tot 3 vragen 50% meer kans op een reactie dan e-mails zonder vragen. Dat onderzoek keek naar vragen op elke plek in de e-mail, niet alleen aan het eind. Toch is de laatste regel de logische plek voor je belangrijkste vraag.

Combineer een duidelijke vraag met een bedankje als groet. Op basis van de reactiepercentages hierboven is "Bedankt" een goede standaardkeuze voor elke e-mail waarin je iets vraagt.

Voorbeelden van afsluitingen per situatie

Sollicitaties en sollicitatiebrieven

Gebruik een formele groet en je volledige naam. In het Engels raden loopbaancentra van universiteiten nog steeds "Sincerely" aan. De gids van Indiana University zegt bijvoorbeeld dat je de werkgever bedankt voor de tijd en afsluit met "Sincerely" en je volledige naam. In Nederlandse sollicitaties is "Met vriendelijke groet" de gebruikelijke afsluiting. "Hoogachtend" is heel formeel en zie je vooral in officiële brieven.

Hartelijk dank voor uw tijd en aandacht. Graag bespreek ik met u hoe ik het team kan helpen.

Met vriendelijke groet,
Jordan Lee
jordan.lee@example.com

Sommige sites noemen "Sincerely" ouderwets. Het onderzoek ondersteunt dat niet voor formele brieven. Voelt "Hoogachtend" stijf in een korte follow-up-e-mail, dan werkt "Met vriendelijke groet" ook.

E-mails aan een docent of leraar

Houd het formeel en geef genoeg details zodat de ander weet wie je bent. Het Writing Center van de University of Kansas stelt in het Engels afsluitingen voor als "Thank you," "Best regards," of "Sincerely,". In het Nederlands zijn dat "Dank u wel", "Met vriendelijke groeten" of "Met vriendelijke groet". Je kunt je vak in de handtekening zetten.

Dank u wel voor uw hulp.

Met vriendelijke groeten,
Sam Patel
ECON 201, groep 3

Cold e-mails en sales outreach

Er is geen betrouwbare data over welke groet het best werkt in cold e-mail. Houd het eenvoudig: een korte slotzin die het makkelijk maakt om nee te zeggen, dan "Bedankt" en je voornaam. Onze cold e-mail voorbeelden eindigen allemaal zo, dus je kunt het in context zien.

Klachten

Vermijd warme afsluitingen. Purdue OWL waarschuwt dat "Best Wishes" of "Cheers" (in het Nederlands "Hartelijke groet" of "Groetjes") een klacht kan verzwakken. Ze suggereren een nabijheid die niet past. "Groet" of "Dank u wel" houdt de toon stevig en beleefd.

Interne e-mails en korte antwoorden

Binnen een team kun je veel losser zijn. Ask a Manager merkt op dat het heel normaal is om interne e-mails af te sluiten met "Bedankt" of alleen je naam. In een snelle uitwisseling laten veel mensen de groet helemaal weg. Een onderzoek naar werkmail in Nieuw-Zeeland vond dat de cultuur op de werkplek meer invloed had op hoe mensen e-mails afsloten dan rang of gender. Doe dus wat je collega's doen.

Bedankmails

Het bedankje is het doel van de e-mail. Zeg het dus in de slotzin en houd de groet eenvoudig.

Nogmaals bedankt dat je de tijd nam om me het proces uit te leggen. Het maakte de beslissing veel makkelijker.

Met vriendelijke groet,
Elena

Leestekens en hoofdletters

De eerste drie regels hieronder gelden voor Engelstalige e-mails.

• Zet een komma na de groet, en begin je naam op een nieuwe regel. De British Council leert het zo aan.
• Gebruik alleen een hoofdletter aan het begin. Schrijf "Kind regards," en "Best wishes,", niet "Kind Regards,". Taalkundige Larry Trask noemt de regel duidelijk: alleen het eerste woord van de afsluiting krijgt een hoofdletter.
• Geen komma mag ook, in sommige stijlen. Sommige Britse bedrijven gebruiken open interpunctie, zonder komma na de aanhef of de groet. Kies één stijl en gebruik die elke keer.
• Andere talen hebben hun eigen regels. Het Duits gebruikt bijvoorbeeld helemaal geen komma na de afsluiting, volgens de Duden. In het Nederlands zie je beide vormen, met en zonder komma na "Met vriendelijke groet". Ook hier krijgt alleen het eerste woord een hoofdletter.

Afsluitingen in andere talen en in het Brits-Engels

Schrijf je naar mensen in het buitenland, gebruik dan de afsluiting die zij zouden gebruiken. Dit zijn de standaardafsluitingen, uit bronnen in elke taal:

Voor Britse brieven geeft Trask de regel: "Yours sincerely" voor een persoon op naam, en "Yours faithfully" na "Dear Sir or Madam" (Geachte heer, mevrouw). Hij voegt toe dat het onderscheid niet zo belangrijk is. In het Duits is "Liebe Grüße" alleen voor privéberichten. In het Frans is Cordialement de meest gebruikte afsluiting in e-mail, terwijl de lange formules met "Veuillez agréer" in formele brieven horen. In het Nederlands is "Groetjes" net als "Liebe Grüße" vooral voor mensen die je goed kent.

Groeten en afsluitingen om te vermijden

• "Love" en "xoxo" (in het Nederlands "Liefs" en "xxx"). "Love" was de minst geliefde groet in de enquête van Perkbox, met 57%. Bewaar ze voor familie en vrienden.
• Geen groet in een eerste e-mail. 44% van de deelnemers aan de enquête van Perkbox vond dat vervelend. Het advies van Purdue OWL is om minstens een afsluiting als "Best," en je naam te typen.
• "Cheers" en "Warmly" (in het Nederlands ongeveer "Groetjes" en "Warme groet") bij mensen die je niet kent. In de enquête van Perkbox rekende 26% "Cheers" tot de slechtste, en 31% zei hetzelfde over "Warmly".
• Afkortingen als "Rgds" (in het Nederlands "Mvg"). De British Council noemt "Rgds" alleen geschikt voor informeel gebruik. Gebruik het dus niet in iets formeels.
• Smileys in een eerste werkmail. In drie experimenten lieten smileys de afzender minder bekwaam overkomen, en ze lieten de afzender niet warmer overkomen.
• Passief-agressieve slotzinnen. "As per my last email" (Zoals in mijn vorige e-mail vermeld) irriteerde 33% van de deelnemers aan de enquête van Perkbox, en "Please advise" (Graag uw advies) irriteerde 8%.

"Sent from my iPhone" (Verstuurd vanaf mijn iPhone) is een twijfelgeval. In de enquête van Preply wilde 51% dat mensen ermee stopten. Maar een onderzoek uit 2012 vond dat een mobiele handtekening lezers milder liet oordelen over typfouten. Mail je vooral vanaf een computer, zet het dan uit. Op een telefoon kan het lezers zelfs helpen een typfout te vergeven.

Heb je altijd een groet nodig?

In een eerste e-mail aan iemand wel. Een ontbrekende groet komt bij veel mensen bot over, en de enquêtes hierboven rekenen het tot de minst geliefde afsluitingen.

Is een gesprek eenmaal op gang, dan kun je de groet weglaten. In een snelle uitwisseling met een collega is alleen je naam of helemaal niets normaal. Niet iedereen is dol op groeten. Een essay in Slate pleitte ervoor ze helemaal te schrappen. Houd er toch een in alles wat geen snelle uitwisseling is.

Voordat je op verzenden drukt

Een goede afsluiting helpt niet bij een e-mail die nooit aankomt. Mail je een nieuw contact of een hele lijst, controleer dan eerst of het adres werkt. De email checker controleert één adres, en de bulk email checker controleert een volledige lijst. Zo komt je zorgvuldig gekozen groet in een echte inbox aan.

Veelgestelde vragen

Wat is de beste manier om een e-mail af te sluiten?

Sluit af met een duidelijke slotzin, een groet en je naam. "Bedankt" werkt het best als je iets vraagt. In de data van Boomerang, over Engelstalige e-mails, kregen groeten met een bedankje de meeste reacties. "Met vriendelijke groet" past bij de meeste andere werkmails.

Hoe sluit je een e-mail professioneel af?

Eindig met een zin die zegt wat er nu gebeurt. Voeg daarna een beleefde groet toe zoals "Met vriendelijke groet", "Met vriendelijke groeten" of "Dank u wel", en je volledige naam en functie. Voor sollicitatiebrieven en formele brieven is "Met vriendelijke groet" in het Nederlands de gebruikelijke keuze. "Hoogachtend" is de meest formele vorm.

Is "Groet" onbeleefd?

Nee. Het is neutraal en kort, en dat past bij korte werkmails en klachten. In de enquête van Perkbox rekende 31% van de mensen "Regards" (Groet) tot de beste groeten. "Met vriendelijke groet" klinkt iets warmer als je twijfelt.

Krijgt "Met vriendelijke groet" hoofdletters?

Alleen het eerste woord krijgt een hoofdletter: "Met vriendelijke groet". In het Engels geldt hetzelfde: "Kind regards,", "Best regards," en "Best wishes,".

Is "Alvast bedankt" onbeleefd?

Meestal niet. "Thanks in advance" had het hoogste reactiepercentage in het onderzoek van Boomerang, en Ask a Manager noemt het meestal prima. Vermijd het als je om een echte gunst vraagt die de ander misschien wil weigeren.

Wat kan ik gebruiken in plaats van "Hoogachtend"?

"Met vriendelijke groet", "Met vriendelijke groeten" en "Dank u wel" zijn de gebruikelijke alternatieven in e-mail. Bewaar "Hoogachtend" voor zeer formele brieven. In het Engels zijn "Kind regards," "Best regards," en "Thank you" de alternatieven voor "Sincerely".

Zet je een komma na de groet?

In het Engels wel, in de meeste stijlen: "Thanks," en dan je naam op de volgende regel. Sommige Britse schrijvers laten de komma weg. Het Duits laat hem als regel weg. In het Nederlands kom je beide vormen tegen. Kies één stijl en houd die aan.