E-Mail beenden: Grußformeln, Schlusssätze und Beispiele

Viele Menschen hängen bei den letzten Worten einer E-Mail fest. Soll es "Viele Grüße" sein? "Mit freundlichen Grüßen"? "Danke"?

Hier ist die kurze Antwort. Ein gutes E-Mail-Ende hat drei Teile: einen klaren Schlusssatz, eine Grußformel, die zur Lage passt, und Ihren Namen. Bitten Sie um etwas, enden Sie mit einem Dank wie "Vielen Dank". Bitten Sie um nichts, passt "Freundliche Grüße" oder "Beste Grüße" zu den meisten beruflichen E-Mails.

Könnten Sie mir den unterschriebenen Vertrag bis Freitag schicken?

Vielen Dank
Priya

Der Rest dieses Beitrags erklärt, warum, und zeigt die Forschung dazu. Die Studien und Umfragen, die wir zitieren, haben englischsprachige E-Mails und englische Grußformeln untersucht. Wir nennen deshalb die englische Formel und daneben das übliche deutsche Gegenstück. Der Beitrag zeigt die passenden E-Mail-Enden für jede Lage, die Regeln zur Zeichensetzung, Grußformeln in anderen Sprachen und die Grußformeln, die Menschen am wenigsten mögen.

Die drei Teile eines E-Mail-Endes

Ein E-Mail-Ende hat drei getrennte Teile, und jeder hat eine andere Aufgabe.

1. Der Schlusssatz ist ein ganzer Satz. Er sagt dem Leser, was als Nächstes passiert, etwa "Könnten Sie das bis Donnerstag bestätigen?"
2. Die Grußformel ist der kurze Abschied vor Ihrem Namen, etwa "Vielen Dank" oder "Freundliche Grüße".
3. Ihr Name und Ihre Signatur kommen zuletzt. In einer ersten E-Mail nennen Sie Ihre Rolle und Ihr Unternehmen. In einer kurzen Antwort reicht Ihr Vorname.

Halten Sie die Signatur kurz. Der alte Leitfaden zur Netiquette, RFC 1855, empfahl höchstens 4 Zeilen, und das funktioniert noch immer. Wenn Sie eine saubere, einheitliche Signatur möchten, erstellt der Generator für E-Mail-Signaturen eine für Gmail, Outlook und Apple Mail.

Grußformeln für berufliche E-Mails

Das sind die Grußformeln, die Sie in beruflichen E-Mails am häufigsten sehen, ungefähr von sehr formell bis locker. In Klammern steht die englische Formel, die die Studien weiter unten untersucht haben.

Formelle Grußformeln wie "Mit freundlichen Grüßen" und "Freundliche Grüße" sind in einer ersten E-Mail eine sichere Wahl. Den Ton können Sie lockern, sobald die andere Person das tut. Als Lernende im Business-English-Kurs des British Council fragten, wie formell sie sein sollten, antwortete ein Mitglied des Teams, dass es allgemein besser ist, formeller zu sein.

Was die Forschung über Grußformeln sagt

Die meisten Ratschläge zum E-Mail-Ende sind Meinung. Einige Studien und Umfragen liefern echte Zahlen, und sie zeigen öfter in dieselbe Richtung, als man erwarten würde. Alle hier genannten Studien und Umfragen beziehen sich auf englischsprachige E-Mails und englische Grußformeln.

Grußformeln mit "Thanks" bekamen die meisten Antworten

2017 hat Boomerang die Grußformeln in mehr als 350.000 englischsprachigen E-Mail-Verläufen aus den Mailinglisten von Online-Communitys ausgewertet. Es zählte, wie oft jede E-Mail eine Antwort bekam:

Grußformeln mit einer Form von Dank bekamen in 62 % der Fälle eine Antwort, die anderen in 46 %. Beachten Sie aber die Grenzen. Das waren Mailinglisten zwischen Fremden, keine geschäftlichen E-Mails. Die Studie zeigt einen Zusammenhang, keine Ursache. Boomerang sagt selbst, dass es die Beziehung zwischen Absender und Leser nicht berücksichtigen konnte.

Was Menschen nach eigener Aussage mögen und nicht mögen

Umfragen stellen eine andere Frage: was Menschen bevorzugen, nicht was beantwortet wird. Auch diese Umfragen haben nach englischen Grußformeln gefragt.

• In einer Umfrage von Perkbox unter 1.928 Personen wählten 69 % "Kind regards" als eine der besten Grußformeln. Danach folgte "Thanks" mit 46 %. Am wenigsten beliebt war "Love" mit 57 %, und 44 % mochten E-Mails ganz ohne Grußformel nicht.
• Eine Umfrage von YouGov für die HuffPost unter 1.000 Erwachsenen in den USA ergab, dass "Thanks" mit 62 % die meistgenutzte Grußformel war. Das störendste Ende war gar keine Grußformel, mit 41 %, gefolgt von "xoxo" mit 24 %.
• Eine Umfrage von Preply unter 1.005 Amerikanern ergab, dass "Thank you" (38 %) und "Thanks" (30 %) am beliebtesten waren.

Zusammen ergibt sich ein klares Muster. Dank und einfache Höflichkeit kommen gut an. Zu vertraute Grußformeln und gar keine Grußformel kommen schlecht an.

Die Frage nach "Thanks in advance"

"Thanks in advance", auf Deutsch "Danke im Voraus", ist die einzige Grußformel, bei der sich die Quellen widersprechen. In den Daten von Boomerang hatte sie die höchste Antwortrate, und 21 % der Befragten bei Perkbox zählten sie zu den besten. Aber nur 5 % der Befragten bei Preply bevorzugten sie. Manche Schreibratgeber nennen sie anmaßend, weil sie davon ausgeht, dass die Antwort Ja lautet.

Alison Green von Ask a Manager nennt eine vernünftige Regel. Sie sagt, "Thanks in advance" ist meistens in Ordnung. Schlecht wirkt es nur, wenn Sie um einen echten Gefallen bitten, den die Person mit gutem Grund ablehnen könnte. Dann passt ein Satz wie "Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn sich das einrichten lässt" besser.

So beenden Sie eine E-Mail, auf die Sie eine Antwort brauchen

Brauchen Sie eine Antwort, leistet der Schlusssatz die meiste Arbeit. Die Grußformel bestimmt nur den Ton.

Formulieren Sie die Bitte konkret. Sagen Sie, was Sie brauchen und bis wann. Ein vages Ende wie "Lassen Sie mich wissen, was Sie denken" lässt den Leser selbst herausfinden, was Sie wollen.

Passt Ihnen Dienstag um 14 Uhr für ein Gespräch von 20 Minuten? Falls nicht, nennen Sie mir bitte zwei Termine, die Ihnen passen.

Danke
Daniel

Könnten Sie das Budget bis Donnerstag Dienstschluss freigeben? Wir brauchen es, um den Veranstaltungsort zu buchen.

Vielen Dank
Mia

Fragen helfen allgemein. In einer weiteren Auswertung von Boomerang mit mehr als 40 Millionen E-Mails bekamen E-Mails mit 1 bis 3 Fragen mit 50 % höherer Wahrscheinlichkeit eine Antwort als E-Mails ohne Frage. Diese Studie hat Fragen an jeder Stelle der E-Mail betrachtet, nicht nur am Ende. Trotzdem ist die letzte Zeile der natürliche Platz für Ihre wichtigste Frage.

Verbinden Sie eine klare Frage mit einem Dank als Grußformel. Nach den Antwortraten oben ist ein Dank wie "Danke" oder "Vielen Dank" eine gute Standardwahl für jede E-Mail, die um etwas bittet.

Beispiele für E-Mail-Enden je nach Lage

Bewerbungen und Anschreiben

Nutzen Sie "Mit freundlichen Grüßen" und Ihren vollen Namen. Karrierezentren von Universitäten empfehlen das englische Gegenstück "Sincerely" weiterhin. Der Leitfaden der Indiana University zum Beispiel rät, dem Arbeitgeber für seine Zeit zu danken und mit "Sincerely" und dem getippten vollen Namen zu schließen.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Ich würde mich freuen, in einem Gespräch zu zeigen, wie ich das Team unterstützen kann.

Mit freundlichen Grüßen
Jordan Lee
jordan.lee@example.com

Manche Seiten nennen "Sincerely" veraltet. Für formelle Briefe stützt die Forschung das nicht. Wirkt "Mit freundlichen Grüßen" in einer kurzen Nachfass-E-Mail steif, passt auch "Freundliche Grüße".

E-Mails an Professoren oder Lehrkräfte

Bleiben Sie formell und geben Sie genug Angaben, damit man Sie zuordnen kann. Das Writing Center der University of Kansas schlägt Grußformeln wie "Thank you", "Best regards" oder "Sincerely" vor. Im Deutschen entspricht das "Vielen Dank", "Beste Grüße" oder "Mit freundlichen Grüßen". Sie können Ihren Kurs in die Signatur schreiben.

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Beste Grüße
Sam Patel
Kurs ECON 201, Gruppe 3

Cold E-Mails und Vertriebs-Outreach

Es gibt keine verlässlichen Daten dazu, welche Grußformel in Cold E-Mails am besten funktioniert. Halten Sie es einfach: ein kurzer Schlusssatz, der das Neinsagen leicht macht, dann "Danke" und Ihr Vorname. Unsere Cold-E-Mail-Vorlagen enden alle so, damit Sie es im Zusammenhang sehen.

Beschwerden

Meiden Sie warme Grußformeln. Purdue OWL warnt, dass "Best Wishes" oder "Cheers" eine Beschwerde schwächen können, weil sie eine Nähe andeuten, die nicht passt. Im Deutschen gilt das für "Herzliche Grüße" oder "Gruß". "Regards" oder "Thank you", im Deutschen etwa "Mit freundlichen Grüßen" oder "Vielen Dank", halten den Ton bestimmt und höflich.

Interne E-Mails und kurze Antworten

Im Team können Sie viel lockerer sein. Ask a Manager merkt an, dass es ganz normal ist, interne E-Mails mit "Thanks" (Danke) oder nur mit dem Namen zu beenden. Bei einem schnellen Hin und Her lassen viele die Grußformel ganz weg. Eine Studie zu E-Mails am Arbeitsplatz in Neuseeland ergab, dass die Kultur des Arbeitsplatzes stärker bestimmte, wie Menschen E-Mails beendeten, als Rang oder Geschlecht. Richten Sie sich also nach Ihren Kollegen.

Dankes-E-Mails

Der Dank ist der Zweck der E-Mail. Sagen Sie ihn also im Schlusssatz und halten Sie die Grußformel schlicht.

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mir den Ablauf zu erklären. Das hat mir die Entscheidung sehr erleichtert.

Beste Grüße
Elena

Zeichensetzung und Großschreibung

• Setzen Sie in englischen E-Mails ein Komma nach der Grußformel und beginnen Sie Ihren Namen in einer neuen Zeile. Der British Council lehrt es so.
• Schreiben Sie im Englischen nur das erste Wort groß. Schreiben Sie "Kind regards," und "Best wishes,", nicht "Kind Regards,". Der Linguist Larry Trask nennt die Regel klar: Nur das erste Wort der Grußformel wird großgeschrieben.
• In manchen Stilen geht es auch ohne Komma. Einige britische Unternehmen nutzen die offene Zeichensetzung, ohne Komma nach der Anrede oder der Grußformel. Wählen Sie einen Stil und nutzen Sie ihn immer.
• Andere Sprachen haben eigene Regeln. Im Deutschen steht laut Duden nach der Grußformel gar kein Komma.

Grußformeln in anderen Sprachen und im britischen Englisch

Wenn Sie Menschen im Ausland schreiben, nutzen Sie die Grußformel, die diese auch nutzen würden. Das sind die üblichen, aus Quellen in der jeweiligen Sprache:

Für britische Briefe nennt Trask die Regel: "Yours sincerely" an eine namentlich bekannte Person und "Yours faithfully" nach "Dear Sir or Madam". Er fügt hinzu, dass der Unterschied nicht sehr wichtig ist. Im Deutschen ist "Liebe Grüße" nur für private Nachrichten gedacht. Im Französischen ist Cordialement die Formel, die in E-Mails am meisten genutzt wird. Die langen Formeln mit "Veuillez agréer" gehören in formelle Briefe.

Grußformeln und Enden, die Sie meiden sollten

• "Love" und "xoxo". "Love" war in der Umfrage von Perkbox mit 57 % die unbeliebteste Grußformel. Heben Sie beide für Familie und Freunde auf. Im Deutschen gilt das Gleiche für "Liebe Grüße".
• Keine Grußformel in einer ersten E-Mail. 44 % der Befragten bei Perkbox mochten das nicht. Purdue OWL rät, mindestens eine Grußformel wie "Best," und Ihren Namen zu tippen.
• "Cheers" und "Warmly" bei Menschen, die Sie nicht kennen. In der Umfrage von Perkbox zählten 26 % "Cheers" zu den schlechtesten, und 31 % sagten das Gleiche über "Warmly".
• Abkürzungen wie "Rgds". Der British Council nennt "Rgds" nur für informelle Nachrichten. Halten Sie solche Kürzel aus allem Formellen heraus, im Deutschen auch "MfG".
• Smileys in einer ersten beruflichen E-Mail. In drei Experimenten ließen Smileys den Absender weniger kompetent wirken, und sie ließen ihn nicht wärmer wirken.
• Passiv-aggressive Schlusssätze. "As per my last email" (wie in meiner letzten E-Mail geschrieben) störte 33 % der Befragten bei Perkbox, und "Please advise" (bitte um Rückmeldung) störte 8 %.

"Von meinem iPhone gesendet" ist ein gemischter Fall. In der Umfrage von Preply wollten 51 %, dass Menschen den englischen Zusatz "Sent from my iPhone" nicht mehr nutzen. Eine Studie von 2012 ergab aber, dass eine Signatur für mobile Geräte das Urteil der Leser über Tippfehler milder machte. Schreiben Sie Ihre E-Mails meist am Computer, schalten Sie sie aus. Auf dem Handy hilft sie vielleicht sogar dabei, dass Leser einen Tippfehler verzeihen.

Brauchen Sie immer eine Grußformel?

In einer ersten E-Mail an jemanden ja. Eine fehlende Grußformel wirkt auf viele Menschen schroff. Die Umfragen oben zählen sie zu den unbeliebtesten Enden.

Läuft ein Gespräch schon, können Sie sie weglassen. Bei einem schnellen Austausch mit einem Kollegen sind Ihr Name oder gar nichts normal. Nicht jeder mag Grußformeln. Ein Essay in Slate sprach sich dafür aus, sie ganz abzuschaffen. Nutzen Sie trotzdem eine in allem, was kein schnelles Hin und Her ist.

Bevor Sie auf Senden klicken

Ein gutes Ende hilft keiner E-Mail, die nie ankommt. Schreiben Sie einem neuen Kontakt oder einer ganzen Liste, prüfen Sie zuerst, ob die Adresse funktioniert. Der E-Mail-Checker prüft eine einzelne Adresse, und die E-Mail-Massenprüfung prüft eine ganze Liste. So erreicht Ihre sorgfältig gewählte Grußformel ein echtes Postfach.

Häufige Fragen

Wie beende ich eine E-Mail am besten?

Beenden Sie sie mit einem klaren Schlusssatz, einer Grußformel und Ihrem Namen. Ein Dank wie "Danke" passt am besten, wenn Sie um etwas bitten. In den Daten von Boomerang zu englischsprachigen E-Mails bekamen Grußformeln mit Dank die meisten Antworten. "Freundliche Grüße" oder "Beste Grüße" passen zu den meisten anderen beruflichen E-Mails.

Wie beende ich eine E-Mail professionell?

Schließen Sie mit einem Satz, der sagt, was als Nächstes passiert. Fügen Sie dann eine höfliche Grußformel wie "Freundliche Grüße", "Beste Grüße" oder "Vielen Dank" hinzu, und Ihren vollen Namen und Ihre Rolle. Für Anschreiben und formelle Briefe nutzen Sie "Mit freundlichen Grüßen".

Ist "Regards" unhöflich?

Nein. Es ist neutral und kurz, und das passt zu knappen beruflichen E-Mails und Beschwerden. In der Umfrage von Perkbox zählten 31 % der Befragten "Regards" zu den besten Grußformeln. "Kind regards" klingt etwas wärmer, wenn Sie unsicher sind.

Schreibt man "Kind regards" groß?

Im Englischen schreiben Sie nur das erste Wort groß: "Kind regards,". Das Gleiche gilt für "Best regards," und "Best wishes,".

Ist "Danke im Voraus" unhöflich?

Meist nicht. Die englische Form "Thanks in advance" hatte in der Studie von Boomerang die höchste Antwortrate, und Ask a Manager nennt sie meistens in Ordnung. Meiden Sie sie, wenn Sie um einen echten Gefallen bitten, den die Person vielleicht ablehnen möchte.

Was kann ich statt "Mit freundlichen Grüßen" schreiben?

"Freundliche Grüße", "Beste Grüße" und "Vielen Dank" sind die üblichen Alternativen in E-Mails. Im Englischen entspricht das "Kind regards", "Best regards" und "Thank you" statt "Sincerely". Heben Sie "Mit freundlichen Grüßen" für Anschreiben und formelle Briefe auf.

Setzt man ein Komma nach der Grußformel?

Im Englischen ja, in den meisten Stilen: "Thanks," und dann Ihr Name in der nächsten Zeile. Manche britischen Schreiber lassen das Komma weg. Im Deutschen fällt es grundsätzlich weg.