Come chiudere una email: formule di saluto, frasi finali ed esempi

Molte persone si bloccano sulle ultime due parole di una email. Meglio "Cordiali saluti"? "Un saluto"? "Grazie"?

Ecco la risposta breve. Una buona chiusura ha tre parti: una frase finale chiara, una formula di saluto adatta alla situazione e il tuo nome. Se chiedi qualcosa, chiudi con "Grazie". Se non chiedi niente, "Cordiali saluti" o "Un cordiale saluto" va bene per quasi tutte le email di lavoro.

Puoi inviarmi il contratto firmato entro venerdì?

Grazie,
Priya

Il resto dell'articolo spiega il perché, con le ricerche che lo sostengono. Una premessa importante: gli studi e i sondaggi citati (Boomerang, Perkbox, YouGov, Preply) hanno analizzato email scritte in inglese. Per questo, quando analizziamo i loro risultati, riportiamo le formule inglesi originali con la traduzione. Quando consigliamo cosa scrivere, indichiamo le formule italiane usate davvero. L'articolo copre le chiusure adatte a ogni situazione, le regole di punteggiatura, le chiusure in altre lingue e le formule di saluto che piacciono meno.

Le tre parti della chiusura di una email

La chiusura di una email ha tre parti separate, e ognuna ha un compito diverso.

1. La frase finale è una frase completa. Dice al lettore cosa succede dopo, per esempio "Può confermarmi entro giovedì?"
2. La formula di saluto è il breve congedo prima del nome, per esempio "Grazie," o "Cordiali saluti,".
3. Il tuo nome e la firma vengono per ultimi. In una prima email, aggiungi il tuo ruolo e l'azienda. In una risposta veloce basta il nome.

Tieni la firma breve. La vecchia guida al galateo di Internet, la RFC 1855, suggeriva non più di 4 righe, e funziona ancora. Se vuoi una firma pulita e coerente, il generatore di firma email (in inglese) la crea per Gmail, Outlook e Apple Mail.

Chiusure per le email di lavoro: le formule di saluto più comuni

Queste sono le formule di saluto che vedrai più spesso nelle email di lavoro, più o meno dalla più formale alla più informale. Accanto a ciascuna trovi la formula inglese più vicina, che ritroverai nelle ricerche più avanti.

Le chiusure formali come "Distinti saluti" e "Cordiali saluti" sono una scelta sicura in una prima email. Puoi rendere il tono più rilassato quando lo fa l'altra persona. Quando gli studenti del corso di inglese commerciale del British Council hanno chiesto quanto essere formali, un membro del team ha risposto che in generale è meglio essere più formali.

Cosa dicono le ricerche sulle formule di saluto

Quasi tutti i consigli sulle chiusure delle email sono opinioni. Alcuni studi e sondaggi aggiungono numeri reali, e indicano la stessa direzione più spesso di quanto ci si aspetti. Ricorda che tutti riguardano email in inglese.

Le formule con "grazie" hanno ottenuto più risposte

Nel 2017 Boomerang ha analizzato le chiusure di oltre 350.000 conversazioni email nelle mailing list di community online, tutte in inglese. Ha contato quanto spesso ogni email riceveva una risposta:

Le chiusure con una qualche forma di ringraziamento hanno ricevuto risposta il 62% delle volte, contro il 46% delle altre. Tieni però presenti i limiti. Erano mailing list tra sconosciuti, non email di lavoro. Lo studio mostra un legame, non una causa, e Boomerang stessa dice di non aver potuto tenere conto del rapporto tra mittente e lettore.

Cosa dicono le persone che preferiscono e che non sopportano

I sondaggi fanno una domanda diversa: cosa preferiscono le persone, non cosa riceve risposta. Anche questi riguardano chiusure in inglese.

• In un sondaggio Perkbox su 1.928 persone, il 69% ha indicato "Kind regards" (cordiali saluti) tra le formule migliori, seguito da "Thanks" (grazie) con il 46%. "Love" (con affetto) era la meno gradita con il 57%, e il 44% non gradiva le email senza nessuna formula di saluto.
• Un sondaggio YouGov per HuffPost su 1.000 adulti negli Stati Uniti ha rilevato che "Thanks" era la formula più usata, con il 62%. La chiusura più fastidiosa era l'assenza di formula, con il 41%, seguita da "xoxo" (baci e abbracci) con il 24%.
• Un sondaggio Preply su 1.005 americani ha rilevato che le formule preferite erano "Thank you" (38%) e "Thanks" (30%).

Messi insieme, i dati mostrano uno schema chiaro. Il ringraziamento e la cortesia semplice funzionano bene. Le chiusure troppo confidenziali e l'assenza di chiusura funzionano male.

La questione del "grazie in anticipo"

"Thanks in advance" (in italiano "Grazie in anticipo" o "Ringraziando anticipatamente") è l'unica formula su cui le fonti non sono d'accordo. Aveva il tasso di risposta più alto nei dati di Boomerang, e il 21% degli intervistati di Perkbox l'ha indicata tra le migliori. Ma solo il 5% degli intervistati di Preply la preferiva, e alcune guide di scrittura la considerano presuntuosa, perché dà per scontato che la risposta sia sì.

Alison Green di Ask a Manager propone una regola sensata. Secondo lei "grazie in anticipo" va bene quasi sempre. Suona male solo quando chiedi un vero favore che la persona potrebbe ragionevolmente rifiutare. In quel caso è più adatta una frase come "Le sarei davvero grato se riuscisse a organizzarsi".

Come chiudere una email che richiede una risposta

Se ti serve una risposta, è la frase finale a fare quasi tutto il lavoro. La formula di saluto imposta solo il tono.

Rendi la richiesta specifica. Di' cosa ti serve, e per quando. Una chiusura vaga come "Fammi sapere cosa ne pensi" lascia al lettore il compito di capire cosa vuoi.

Martedì alle 14 va bene per una chiamata di 20 minuti? Se no, indicami due orari che ti vanno bene.

Grazie,
Daniel

Puoi approvare il budget entro la fine di giovedì? Ci serve per prenotare la sala.

Grazie mille,
Mia

Le domande aiutano in generale. In un'altra analisi di Boomerang su oltre 40 milioni di email, quelle con da 1 a 3 domande avevano il 50% di probabilità in più di ricevere risposta rispetto a quelle senza domande. Quello studio considerava le domande in qualsiasi punto dell'email, non solo alla fine. L'ultima riga resta comunque il posto naturale per la domanda principale.

Abbina una domanda chiara a una formula di ringraziamento. In base ai tassi di risposta qui sopra, "Grazie" è una buona scelta predefinita per qualsiasi email che chiede qualcosa.

Esempi di chiusura per situazione

Candidature e lettere di presentazione

Usa "Distinti saluti" e il tuo nome completo. È l'equivalente italiano di "Sincerely", che i servizi di orientamento delle università americane consigliano ancora. La guida della Indiana University, per esempio, dice di ringraziare il datore di lavoro per il tempo dedicato e di chiudere con "Sincerely" e il nome completo scritto per esteso.

La ringrazio per il tempo e l'attenzione. Sarei felice di avere l'occasione di spiegarle come potrei aiutare il team.

Distinti saluti,
Jordan Lee
jordan.lee@example.com

Alcuni siti considerano "Sincerely" antiquato. Le ricerche non lo confermano per le lettere formali. Se "Distinti saluti" ti sembra troppo rigido in una breve email di follow-up, va bene anche "Cordiali saluti".

Email a un professore o a un docente

Mantieni un tono formale e dai abbastanza dettagli per farti riconoscere. Il Writing Center della University of Kansas suggerisce chiusure come "Thank you", "Best regards" o "Sincerely". In italiano corrispondono a "La ringrazio", "Cordiali saluti" o "Distinti saluti". Puoi aggiungere il tuo corso alla firma.

La ringrazio per l'aiuto.

Cordiali saluti,
Sam Patel
ECON 201, Sezione 3

Cold email e contatti commerciali

Non ci sono dati affidabili su quale formula di saluto funzioni meglio nelle cold email. Resta sul semplice: una breve frase finale che renda facile dire di no, poi "Grazie" e il tuo nome. I nostri esempi di cold email finiscono tutti così, quindi puoi vederlo nel contesto.

Reclami

Evita le chiusure calorose. Purdue OWL avverte che "Best Wishes" o "Cheers" (in italiano "Un caro saluto" o "Ciao") possono indebolire un reclamo, perché suggeriscono una vicinanza che non è adatta. "Saluti" o "La ringrazio" mantengono un tono fermo e cortese.

Email interne e risposte veloci

Dentro un team puoi essere molto più rilassato. Ask a Manager osserva che è normalissimo chiudere le email interne con "Grazie" o solo con il proprio nome. In uno scambio veloce, molte persone tolgono del tutto la formula di saluto. Uno studio sulle email di lavoro in Nuova Zelanda ha rilevato che la cultura dell'ambiente di lavoro incide sul modo di chiudere le email più del ruolo o del genere. Quindi segui quello che fanno i tuoi colleghi.

Email di ringraziamento

Il ringraziamento è lo scopo dell'email, quindi mettilo nella frase finale e tieni semplice la formula di saluto.

Grazie ancora per il tempo che hai dedicato a spiegarmi il processo. Mi ha reso la decisione molto più facile.

Un cordiale saluto,
Elena

Punteggiatura e maiuscole

• Metti una virgola dopo la formula di saluto, poi scrivi il nome su una nuova riga. Il British Council insegna così per l'inglese. In italiano la virgola dopo "Cordiali saluti" è comune, ma molti la omettono.
• Metti la maiuscola solo sulla prima parola. In inglese si scrive "Kind regards," e "Best wishes,", non "Kind Regards,". Il linguista Larry Trask enuncia la regola in modo semplice: solo la prima parola della chiusura va in maiuscolo. In italiano vale lo stesso: "Cordiali saluti", non "Cordiali Saluti".
• Anche senza virgola va bene, in alcuni stili. Alcune aziende britanniche usano la punteggiatura aperta, senza virgola dopo il saluto iniziale né dopo la formula finale. Scegli uno stile e usalo sempre.
• Le altre lingue hanno regole proprie. Il tedesco, per esempio, non usa nessuna virgola dopo la formula di chiusura, secondo il Duden.

Chiusure in altre lingue e in inglese britannico

Se scrivi a persone all'estero, usa la chiusura che userebbero loro. Queste sono le formule standard, prese da fonti in ciascuna lingua:

Per le lettere britanniche, Trask dà la regola: "Yours sincerely" per una persona con nome, e "Yours faithfully" dopo "Dear Sir or Madam" (Gentile signore o signora). Aggiunge che la distinzione non conta molto. In tedesco, "Liebe Grüße" è solo per i messaggi privati. In francese, Cordialement è la formula più usata nelle email, mentre le lunghe formule con "Veuillez agréer" appartengono alle lettere formali.

Formule di saluto e chiusure da evitare

• "Love" e "xoxo". "Love" (con affetto) era la formula meno gradita nel sondaggio Perkbox, con il 57%. In italiano vale lo stesso per "Baci" e "Un abbraccio": tienili per famiglia e amici.
• Nessuna formula di saluto in una prima email. Il 44% degli intervistati di Perkbox non la gradiva. Il consiglio di Purdue OWL è scrivere almeno una chiusura come "Best," e il tuo nome, cioè almeno "Un saluto," e il nome.
• "Cheers" e "Warmly" con persone che non conosci. Nel sondaggio Perkbox, il 26% ha indicato "Cheers" (ciao) tra le peggiori, e il 31% ha detto lo stesso di "Warmly" (con calore).
• Abbreviazioni come "Rgds". Il British Council considera "Rgds" solo informale, quindi tienilo fuori da qualsiasi messaggio formale.
• Faccine sorridenti in una prima email di lavoro. In tre esperimenti, le faccine hanno fatto sembrare il mittente meno competente e non lo hanno fatto sembrare più cordiale.
• Frasi finali passivo-aggressive. "As per my last email" (come da mia precedente email) ha infastidito il 33% degli intervistati di Perkbox, e "Please advise" (resto in attesa di indicazioni) l'8%.

"Sent from my iPhone" (in italiano "Inviato da iPhone") è un caso misto. Nel sondaggio Preply, il 51% voleva che le persone smettessero di usarlo. Ma uno studio del 2012 ha rilevato che una firma da mobile rendeva i lettori meno severi verso gli errori di battitura. Se scrivi soprattutto dal computer, disattivala. Dal telefono, può perfino aiutare i lettori a perdonare un refuso.

Serve sempre una formula di saluto?

In una prima email a qualcuno, sì. A molte persone una email senza formula di saluto sembra brusca, e i sondaggi qui sopra la mettono tra le chiusure meno gradite.

Quando la conversazione è avviata, puoi toglierla. In uno scambio veloce con un collega, il tuo nome o niente del tutto è normale. Non a tutti piacciono le formule di saluto. Un articolo di Slate sosteneva di eliminarle del tutto. Tienine comunque una in tutto ciò che non è uno scambio veloce.

Prima di premere invio

Una buona chiusura non può aiutare una email che non arriva mai. Se scrivi a un nuovo contatto o a una lista intera, controlla prima che l'indirizzo funzioni. La verifica email controlla un singolo indirizzo, e la verifica email in blocco controlla una lista completa. Così la tua formula di saluto scelta con cura arriva in una casella reale.

Domande frequenti

Qual è il modo migliore per chiudere una email?

Chiudi con una frase finale chiara, una formula di saluto e il tuo nome. "Grazie" funziona meglio quando chiedi qualcosa, e nei dati di Boomerang sulle email in inglese le formule con un ringraziamento hanno ricevuto più risposte. "Cordiali saluti" o "Un cordiale saluto" vanno bene per quasi tutte le altre email di lavoro.

Come si chiude una email in modo professionale?

Finisci con una frase che dice cosa succede dopo. Poi aggiungi una formula cortese come "Cordiali saluti", "Un cordiale saluto" o "La ringrazio", e il tuo nome completo con il ruolo. Per lettere di presentazione e lettere formali, usa "Distinti saluti".

"Saluti" è scortese?

No. È neutro e breve, ed è adatto alle email di lavoro brevi e ai reclami. Nel sondaggio Perkbox sulle email in inglese, il 31% delle persone ha indicato "Regards" (saluti) tra le formule migliori. "Cordiali saluti" suona un po' più caloroso se hai dubbi.

"Cordiali saluti" va scritto con la maiuscola?

Metti la maiuscola solo sulla prima parola: "Cordiali saluti,". Lo stesso vale per "Un cordiale saluto," e "Un caro saluto,".

"Grazie in anticipo" è scortese?

Di solito no. "Thanks in advance" aveva il tasso di risposta più alto nello studio di Boomerang, e Ask a Manager lo considera accettabile quasi sempre. Evitalo quando chiedi un vero favore che la persona potrebbe voler rifiutare.

Cosa posso usare al posto di "Distinti saluti"?

"Cordiali saluti", "Un cordiale saluto" e "La ringrazio" sono le alternative più comuni nelle email. Tieni "Distinti saluti" per le lettere di presentazione e le lettere formali.

Si mette la virgola dopo la formula di saluto?

In inglese sì, nella maggior parte degli stili: "Thanks," poi il nome sulla riga successiva. Alcuni autori britannici omettono la virgola. In italiano la virgola è comune ma non obbligatoria. Il tedesco la omette per regola.