Comment terminer un mail : formules de politesse, phrases de conclusion et exemples

La plupart des gens bloquent sur les deux derniers mots d'un email. Faut-il écrire « Cordialement » ? « Bien à vous » ? « Merci » ?

Voici la réponse courte. Une bonne fin d'email a trois parties : une phrase de conclusion claire, une formule de politesse adaptée à la situation, et votre nom. Si vous demandez quelque chose, terminez par « Merci ». Sinon, « Cordialement » ou « Bien cordialement » convient à la plupart des emails professionnels.

Pourriez-vous m'envoyer le contrat signé d'ici vendredi ?

Merci,
Priya

La suite de cet article explique pourquoi, avec les recherches sur le sujet. Elle couvre les fins d'email adaptées à chaque situation, les règles de ponctuation, les formules dans d'autres langues et les formules de politesse que les gens aiment le moins. Une précision : les études citées ici portent sur des emails écrits en anglais. Nous donnons à chaque fois la formule anglaise étudiée et son équivalent français courant.

Les trois parties d'une fin d'email

Une fin d'email a trois parties distinctes, et chacune a un rôle différent.

1. La phrase de conclusion est une phrase complète. Elle dit au lecteur ce qui se passe ensuite, par exemple « Pouvez-vous me confirmer d'ici jeudi ? ».
2. La formule de politesse est le court salut final avant votre nom, par exemple « Merci, » ou « Cordialement, ».
3. Votre nom et votre signature viennent en dernier. Dans un premier email, ajoutez votre fonction et votre entreprise. Dans une réponse rapide, votre prénom suffit.

Gardez la signature courte. L'ancien guide des bonnes manières sur internet, la RFC 1855, conseillait 4 lignes au maximum, et cela fonctionne toujours. Si vous voulez une signature nette et cohérente, le générateur de signature email (en anglais) la crée pour Gmail, Outlook et Apple Mail.

Fins d'email professionnelles : les formules courantes

Voici les formules que vous verrez le plus dans les emails professionnels, à peu près de la plus formelle à la plus familière. La formule anglaise correspondante est indiquée entre parenthèses.

Les formules formelles comme « Salutations distinguées » et « Cordialement » sont un choix sûr dans un premier email. Vous pouvez adopter un ton plus détendu quand l'autre personne le fait. Quand des apprenants du cours d'anglais des affaires du British Council ont demandé quel niveau de formalité adopter, un membre de son équipe a répondu qu'en général, il vaut mieux être plus formel.

Ce que dit la recherche sur les formules de politesse

La plupart des conseils sur les fins d'email sont des opinions. Quelques études et enquêtes apportent de vrais chiffres, et elles vont plus souvent dans le même sens qu'on ne le croirait. Toutes portent sur des emails en anglais.

Les formules avec « merci » ont obtenu le plus de réponses

En 2017, Boomerang a étudié les formules de fin de plus de 350 000 fils d'emails en anglais issus des listes de diffusion de communautés en ligne. L'entreprise a compté la fréquence à laquelle chaque email obtenait une réponse :

Les formules contenant une forme de remerciement ont obtenu une réponse 62 % du temps, contre 46 % pour les autres. Gardez cependant les limites en tête. Il s'agissait de listes de diffusion entre inconnus, pas d'emails professionnels. L'étude montre un lien, pas une cause, et Boomerang indique lui-même ne pas avoir pu tenir compte de la relation entre l'expéditeur et le lecteur.

Ce que les gens disent aimer et ne pas aimer

Les enquêtes posent une autre question : ce que les gens préfèrent, et non ce qui obtient une réponse. Elles ont été menées auprès de personnes anglophones.

• Dans une enquête Perkbox auprès de 1 928 personnes, 69 % ont choisi « Kind regards » (Cordialement) parmi les meilleures formules, suivi de « Thanks » (Merci) à 46 %. « Love » (Bisous) était la formule la plus détestée, à 57 %, et 44 % n'aimaient pas les emails sans aucune formule.
• Un sondage YouGov pour le HuffPost auprès de 1 000 adultes américains a montré que « Thanks » était la formule la plus utilisée, à 62 %. La fin la plus agaçante était l'absence de formule, à 41 %, suivie de « xoxo » à 24 %.
• Une enquête Preply auprès de 1 005 Américains a montré que « Thank you » (38 %) et « Thanks » (30 %) étaient les formules préférées.

Mis ensemble, ces résultats montrent un schéma clair. La gratitude et la politesse simple fonctionnent bien. Les formules trop familières et l'absence de formule fonctionnent mal.

La question du « merci d'avance »

« Thanks in advance » (Merci d'avance) est la seule formule sur laquelle les sources ne s'accordent pas. Elle avait le taux de réponse le plus élevé dans les données de Boomerang, et 21 % des répondants de Perkbox l'ont classée parmi les meilleures. Mais seuls 5 % des répondants de Preply la préféraient, et certains guides d'écriture la jugent présomptueuse, parce qu'elle suppose que la réponse sera oui.

Alison Green, de Ask a Manager, propose une règle sensée. Selon elle, « merci d'avance » convient la plupart du temps. La formule passe mal seulement quand vous demandez un vrai service que la personne pourrait raisonnablement refuser. Dans ce cas, une phrase comme « Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez trouver une solution » convient mieux.

Comment terminer un email qui demande une réponse

Si vous avez besoin d'une réponse, c'est la phrase de conclusion qui fait la plus grande partie du travail. La formule de politesse ne fait que donner le ton.

Rendez la demande précise. Dites ce dont vous avez besoin, et pour quand. Une fin vague comme « N'hésitez pas à me faire part de vos remarques » laisse le lecteur deviner ce que vous voulez.

Mardi à 14 h vous convient-il pour un appel de 20 minutes ? Sinon, proposez-moi deux créneaux qui vous arrangent.

Merci,
Daniel

Pourriez-vous valider le budget d'ici jeudi en fin de journée ? Nous en avons besoin pour réserver la salle.

Je vous remercie,
Mia

Les questions aident en général. Dans une autre analyse de Boomerang portant sur plus de 40 millions d'emails, les emails qui posaient de 1 à 3 questions avaient 50 % de chances en plus d'obtenir une réponse que les emails sans question. Cette étude regardait les questions placées n'importe où dans l'email, pas seulement à la fin. La dernière ligne reste toutefois l'endroit naturel pour votre question principale.

Associez une question claire à une formule de remerciement. D'après les taux de réponse ci-dessus, « Merci » est un bon choix par défaut pour tout email qui demande quelque chose.

Exemples de fins d'email selon la situation

Candidatures et lettres de motivation

Utilisez une formule formelle et votre nom complet. En anglais, les services d'orientation des universités recommandent toujours « Sincerely ». Le guide de l'Université d'Indiana, par exemple, conseille de remercier l'employeur pour son temps et de terminer par « Sincerely » suivi de votre nom complet. En français, l'équivalent est une formule comme « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées ».

Je vous remercie pour votre temps et votre attention. Je serais heureux d'échanger avec vous sur la façon dont je pourrais aider l'équipe.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Jordan Lee
jordan.lee@example.com

Certains sites jugent « Sincerely » démodé. La recherche ne le confirme pas pour les lettres formelles. Si une formule de ce type paraît trop raide dans un court email de relance, « Cordialement » convient aussi.

Emails à un professeur ou un enseignant

Restez formel et donnez assez de détails pour qu'on vous identifie. Le Writing Center de l'Université du Kansas propose en anglais des formules comme « Thank you », « Best regards » ou « Sincerely », soit en français « Je vous remercie », « Bien cordialement » ou « Salutations distinguées ». Vous pouvez ajouter votre cours dans la signature.

Je vous remercie pour votre aide.

Bien cordialement,
Sam Patel
ECON 201, groupe 3

Cold emails et prospection commerciale

Il n'existe pas de données fiables sur la formule qui fonctionne le mieux en cold email. Restez simple : une courte phrase de conclusion qui permet de dire non facilement, puis « Merci » et votre prénom. Nos modèles de cold email se terminent tous ainsi, pour que vous voyiez la formule en contexte.

Réclamations

Évitez les formules chaleureuses. Le Purdue OWL avertit que « Best Wishes » ou « Cheers » (en français, « Amicalement » ou « À plus ») peuvent affaiblir une réclamation, parce qu'elles suggèrent une proximité qui ne convient pas. « Salutations » ou « Je vous remercie » gardent un ton ferme et poli.

Emails internes et réponses rapides

Au sein d'une équipe, vous pouvez être beaucoup plus détendu. Ask a Manager note qu'il est très normal de terminer un email interne par « Merci » ou simplement par votre nom. Dans un échange rapide, beaucoup de gens suppriment complètement la formule. Une étude sur les emails professionnels en Nouvelle-Zélande a montré que la culture du lieu de travail influençait la façon de conclure les emails plus que le niveau hiérarchique ou le genre. Faites donc comme vos collègues.

Emails de remerciement

Le remerciement est le but de l'email. Dites-le dans la phrase de conclusion et gardez une formule simple.

Merci encore d'avoir pris le temps de m'expliquer la démarche. Cela m'a beaucoup aidé à prendre ma décision.

Bien cordialement,
Elena

Ponctuation et majuscules

Les règles ci-dessous sont celles des emails en anglais.

• Mettez une virgule après la formule, puis écrivez votre nom sur une nouvelle ligne. C'est ainsi que l'enseigne le British Council.
• Ne mettez une majuscule qu'au premier mot. Écrivez « Kind regards, » et « Best wishes, », pas « Kind Regards, ». Le linguiste Larry Trask énonce la règle clairement : seul le premier mot de la formule prend une majuscule.
• Ne pas mettre de virgule est aussi accepté, dans certains styles. Certaines entreprises britanniques utilisent la ponctuation ouverte, sans virgule après la formule d'appel ni après la formule de politesse. Choisissez un style et utilisez-le à chaque fois.
• Les autres langues ont leurs propres règles. L'allemand, par exemple, ne met aucune virgule après la formule finale, selon le Duden.

Les formules de fin dans d'autres langues et en anglais britannique

Si vous écrivez à des personnes à l'étranger, utilisez la formule qu'elles utiliseraient. Voici les formules standards, d'après des sources dans chaque langue :

Pour les lettres britanniques, Trask donne la règle : « Yours sincerely » pour une personne nommée, et « Yours faithfully » après « Dear Sir or Madam » (Madame, Monsieur). Il ajoute que cette distinction n'a pas beaucoup d'importance. En allemand, « Liebe Grüße » est réservé aux messages privés. En français, Cordialement est la formule la plus utilisée dans les emails, tandis que les longues formules en « Veuillez agréer » appartiennent aux lettres formelles.

Les formules et fins à éviter

• « Love » et « xoxo » (en français, « Bisous » et « Gros bisous »). « Love » était la formule la plus détestée dans l'enquête Perkbox, à 57 %. Gardez-les pour la famille et les amis.
• Aucune formule dans un premier email. 44 % des répondants de Perkbox n'aimaient pas cela. Le Purdue OWL conseille de taper au moins une formule comme « Best, » suivie de votre nom.
• « Cheers » et « Warmly » (« À plus » et « Chaleureusement ») avec des personnes que vous ne connaissez pas. Dans l'enquête Perkbox, 26 % ont classé « Cheers » parmi les pires, et 31 % ont dit la même chose de « Warmly ».
• Les abréviations comme « Rgds » (en français, « Cdlt »). Le British Council classe « Rgds » comme strictement informel. Ne l'utilisez dans rien de formel.
• Les smileys dans un premier email professionnel. Dans trois expériences, les smileys rendaient l'expéditeur moins compétent aux yeux du lecteur et ne le rendaient pas plus chaleureux.
• Les phrases de conclusion passives-agressives. « As per my last email » (Comme indiqué dans mon dernier email) agaçait 33 % des répondants de Perkbox, et « Please advise » (Merci de me tenir informé) en agaçait 8 %.

« Sent from my iPhone » (Envoyé de mon iPhone) est un cas mitigé. Dans l'enquête Preply, 51 % voulaient que les gens arrêtent de l'utiliser. Mais une étude de 2012 a montré qu'une signature mobile rendait les lecteurs moins sévères envers les fautes de frappe. Si vous écrivez surtout depuis un ordinateur, désactivez-la. Sur un téléphone, elle peut même aider les lecteurs à pardonner une faute de frappe.

Faut-il toujours une formule de politesse ?

Dans un premier email à quelqu'un, oui. Une formule absente paraît brusque à beaucoup de gens, et les enquêtes ci-dessus la placent parmi les fins les moins appréciées.

Une fois la conversation lancée, vous pouvez la supprimer. Dans un échange rapide avec un collègue, votre nom ou rien du tout est normal. Tout le monde n'aime pas non plus les formules de politesse. Un essai publié dans Slate plaidait pour les supprimer complètement. Gardez-en quand même une dans tout ce qui n'est pas un échange rapide.

Avant d'appuyer sur envoyer

Une bonne fin ne sert à rien si l'email n'arrive jamais. Si vous écrivez à un nouveau contact ou à toute une liste, vérifiez d'abord que l'adresse fonctionne. Le vérificateur d'adresse mail contrôle une seule adresse, et le vérificateur d'emails en masse contrôle une liste entière. Votre formule soigneusement choisie arrive ainsi dans une vraie boîte de réception.

Questions fréquentes

Quelle est la meilleure façon de terminer un email ?

Terminez par une phrase de conclusion claire, une formule de politesse et votre nom. « Merci » fonctionne le mieux quand vous demandez quelque chose. Dans les données de Boomerang sur des emails en anglais, les formules avec un remerciement ont obtenu le plus de réponses. « Cordialement » ou « Bien cordialement » convient à la plupart des autres emails professionnels.

Comment terminer un email de façon professionnelle ?

Finissez par une phrase qui dit ce qui se passe ensuite. Ajoutez ensuite une formule polie comme « Cordialement », « Bien cordialement » ou « Je vous remercie », puis votre nom complet et votre fonction. Pour les lettres de motivation et les lettres formelles, utilisez une formule comme « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées ».

« Regards » est-il impoli ?

Non. La formule est neutre et courte, ce qui convient aux emails professionnels brefs et aux réclamations. Dans l'enquête Perkbox, 31 % des personnes ont classé « Regards » parmi les meilleures formules. « Kind regards » paraît un peu plus chaleureux si vous hésitez. En français, l'équivalent neutre est « Salutations », et « Cordialement » est un peu plus chaleureux.

Faut-il une majuscule à « Kind regards » ?

En anglais, ne mettez une majuscule qu'au premier mot : « Kind regards, ». Il en va de même pour « Best regards, » et « Best wishes, ».

« Merci d'avance » est-il impoli ?

En général, non. « Thanks in advance » avait le taux de réponse le plus élevé dans l'étude de Boomerang, et Ask a Manager juge la formule acceptable la plupart du temps. Évitez-la quand vous demandez un vrai service que la personne pourrait vouloir refuser.

Que mettre à la place de « Sincerely » ?

En anglais, « Kind regards », « Best regards » et « Thank you » sont les alternatives habituelles dans un email. Gardez « Sincerely » pour les lettres de motivation et les lettres formelles. En français, « Cordialement », « Bien cordialement » et « Je vous remercie » jouent ce rôle, et les formules en « Veuillez agréer » restent pour les lettres formelles.

Faut-il mettre une virgule après la formule de politesse ?

En anglais, oui, dans la plupart des styles : « Thanks, » puis votre nom à la ligne suivante. Certains auteurs britanniques omettent la virgule. L'allemand l'omet par règle.