Jak zakończyć maila: zwroty pożegnalne, ostatnie zdanie i przykłady

Większość ludzi zatrzymuje się na ostatnich dwóch słowach maila. „Pozdrawiam”? „Z poważaniem”? „Dziękuję”?

Oto krótka odpowiedź. Dobre zakończenie maila ma trzy części: jasne ostatnie zdanie, zwrot pożegnalny dopasowany do sytuacji i twoje imię. Jeśli o coś prosisz, zakończ słowem „Dziękuję”. Jeśli nie, do większości maili służbowych pasuje „Pozdrawiam” albo „Z pozdrowieniami”.

Czy mogę prosić o podpisaną umowę do piątku?

Dziękuję
Priya

Dalsza część artykułu wyjaśnia dlaczego i pokazuje badania na ten temat. Omawia zakończenia pasujące do różnych sytuacji, zasady interpunkcji, zakończenia w innych językach i zwroty pożegnalne, których ludzie nie lubią najbardziej. Jedno zastrzeżenie: badania cytowane w tym artykule dotyczyły maili pisanych po angielsku. Przy każdym badanym zwrocie podajemy angielski oryginał i jego typowy polski odpowiednik.

Trzy części zakończenia maila

Zakończenie maila ma trzy osobne części, a każda pełni inną funkcję.

1. Ostatnie zdanie to pełne zdanie. Mówi odbiorcy, co ma się stać dalej, na przykład „Czy mogę prosić o potwierdzenie do czwartku?”.
2. Zwrot pożegnalny to krótka formuła przed twoim imieniem, na przykład „Dziękuję” albo „Pozdrawiam”.
3. Imię i podpis są na samym końcu. W pierwszym mailu dodaj stanowisko i nazwę firmy. W krótkiej odpowiedzi wystarczy imię.

Podpis powinien być krótki. Dawny poradnik netykiety, RFC 1855, zalecał najwyżej 4 linie i ta zasada nadal działa. Jeśli chcesz mieć schludny i spójny podpis, generator podpisu e-mail (po angielsku) utworzy go dla Gmaila, Outlooka i Apple Mail.

Zakończenia maili służbowych: najczęstsze zwroty

To zwroty pożegnalne, które najczęściej spotkasz w mailach służbowych, mniej więcej od najbardziej formalnych do najbardziej swobodnych. W nawiasie podajemy odpowiadający im zwrot angielski.

Formalne zakończenia, takie jak „Z poważaniem” i „Pozdrawiam”, to bezpieczny wybór w pierwszym mailu. Możesz przejść na swobodniejszy ton, gdy zrobi to druga osoba. Gdy uczestnicy kursu biznesowego angielskiego British Council zapytali, jak formalnie pisać, członek zespołu kursu odpowiedział, że ogólnie lepiej pisać bardziej formalnie.

Co mówią badania o zwrotach pożegnalnych

Większość porad o zakończeniach maili to opinie. Kilka badań i ankiet dostarcza prawdziwych liczb i częściej, niż można się spodziewać, wskazują one ten sam kierunek. Wszystkie dotyczą maili po angielsku.

Najwięcej odpowiedzi dostawały zwroty z podziękowaniem

W 2017 roku Boomerang przeanalizował zakończenia w ponad 350 000 wątków mailowych po angielsku z list dyskusyjnych społeczności internetowych. Policzył, jak często każdy mail dostawał odpowiedź:

Zakończenia z jakąś formą podziękowania dostawały odpowiedź w 62% przypadków, wobec 46% przy pozostałych. Pamiętaj jednak o ograniczeniach. Były to listy dyskusyjne między nieznajomymi, a nie poczta firmowa. Badanie pokazuje związek, a nie przyczynę. Boomerang sam przyznaje, że nie mógł uwzględnić relacji między nadawcą a odbiorcą.

Co ludzie lubią, a czego nie

Ankiety zadają inne pytanie: co ludzie wolą, a nie na co odpowiadają. Przeprowadzono je wśród osób anglojęzycznych.

• W ankiecie Perkbox wśród 1928 osób 69% wskazało „Kind regards” (Pozdrawiam) jako jeden z najlepszych zwrotów, a drugie było „Thanks” (Dzięki) z wynikiem 46%. Najbardziej nielubiany był zwrot „Love” (Buziaki), z wynikiem 57%, a 44% nie lubiło maili bez żadnego zwrotu pożegnalnego.
• Sondaż YouGov dla HuffPost wśród 1000 dorosłych Amerykanów wykazał, że najczęściej używanym zwrotem było „Thanks”, z wynikiem 62%. Najbardziej irytującym zakończeniem był brak zwrotu pożegnalnego (41%), a po nim „xoxo” (24%).
• Ankieta Preply wśród 1005 Amerykanów wykazała, że najchętniej wybierano „Thank you” (38%) i „Thanks” (30%).

Razem dają jasny obraz. Wdzięczność i zwykła uprzejmość wypadają dobrze. Zbyt poufałe zakończenia i brak zakończenia wypadają źle.

Kwestia „z góry dziękuję”

„Thanks in advance” (Z góry dziękuję) to jedyny zwrot, co do którego źródła się nie zgadzają. W danych Boomeranga miał najwyższy odsetek odpowiedzi, a 21% respondentów Perkbox uznało go za jeden z najlepszych. Jednak tylko 5% respondentów Preply go wybrało, a niektóre poradniki pisania uważają go za zbyt śmiały, bo zakłada, że odpowiedź będzie twierdząca.

Alison Green z Ask a Manager proponuje rozsądną zasadę. Według niej „z góry dziękuję” w większości przypadków jest w porządku. Źle wypada tylko wtedy, gdy prosisz o prawdziwą przysługę, której druga osoba mogłaby rozsądnie odmówić. Wtedy lepiej pasuje zdanie typu „Byłoby mi bardzo miło, gdyby udało się to załatwić”.

Jak zakończyć maila, na który potrzebujesz odpowiedzi

Jeśli potrzebujesz odpowiedzi, najwięcej robi ostatnie zdanie. Zwrot pożegnalny nadaje tylko ton.

Sformułuj prośbę konkretnie. Napisz, czego potrzebujesz i na kiedy. Ogólnikowe zakończenie typu „Czekam na opinię” zostawia odbiorcy zgadywanie, czego chcesz.

Czy wtorek o 14:00 pasuje na 20-minutową rozmowę? Jeśli nie, proszę o dwa dogodne terminy.

Dziękuję
Daniel

Czy mogę prosić o zatwierdzenie budżetu do czwartku do końca dnia? Potrzebujemy go, żeby zarezerwować salę.

Dziękuję
Mia

Pytania ogólnie pomagają. W innej analizie Boomeranga ponad 40 milionów maili te, które zawierały od 1 do 3 pytań, miały o 50% większą szansę na odpowiedź niż maile bez pytań. Badanie dotyczyło pytań w dowolnym miejscu maila, nie tylko na końcu. Ostatnia linijka to jednak naturalne miejsce na najważniejsze pytanie.

Połącz jasne pytanie ze zwrotem z podziękowaniem. Na podstawie powyższych odsetków odpowiedzi „Dziękuję” to dobry domyślny wybór w każdym mailu z prośbą.

Przykłady zakończeń maili w różnych sytuacjach

Aplikacje o pracę i listy motywacyjne

Użyj formalnego zwrotu i pełnego imienia i nazwiska. W języku angielskim uczelniane biura karier nadal zalecają „Sincerely”. Poradnik Indiana University radzi na przykład podziękować pracodawcy za poświęcony czas i zakończyć zwrotem „Sincerely” oraz pełnym imieniem i nazwiskiem. Po polsku odpowiednikiem jest „Z poważaniem”.

Dziękuję za poświęcony czas i rozważenie mojej kandydatury. Chętnie porozmawiam o tym, jak mogę wesprzeć zespół.

Z poważaniem
Jordan Lee
jordan.lee@example.com

Niektóre strony uznają „Sincerely” za przestarzałe. Badania nie potwierdzają tego w przypadku pism formalnych. Jeśli taki zwrot wydaje się zbyt sztywny w krótkim mailu z przypomnieniem, „Pozdrawiam” też się sprawdzi.

Maile do wykładowcy lub nauczyciela

Pisz formalnie i podaj wystarczająco dużo informacji, by można było cię zidentyfikować. Writing Center University of Kansas proponuje po angielsku zwroty „Thank you”, „Best regards” lub „Sincerely”, czyli po polsku „Dziękuję”, „Z pozdrowieniami” lub „Z poważaniem”. W podpisie możesz dodać swoje zajęcia.

Dziękuję za pomoc.

Z pozdrowieniami
Sam Patel
ECON 201, grupa 3

Cold maile i sprzedaż

Nie ma wiarygodnych danych o tym, który zwrot pożegnalny działa najlepiej w cold mailingu. Postaw na prostotę: krótkie ostatnie zdanie, które ułatwia odmowę, a potem „Dziękuję” i twoje imię. Wszystkie nasze szablony cold maili kończą się podobnie, więc możesz zobaczyć to w kontekście.

Reklamacje

Unikaj ciepłych zakończeń. Purdue OWL ostrzega, że „Best Wishes” lub „Cheers” (po polsku „Serdeczności” lub „Na razie”) mogą osłabić reklamację, bo sugerują bliskość, która tu nie pasuje. „Łączę pozdrowienia” lub „Dziękuję” utrzymują stanowczy i uprzejmy ton.

Maile wewnętrzne i szybkie odpowiedzi

W zespole możesz pisać dużo swobodniej. Ask a Manager zauważa, że kończenie maili wewnętrznych słowem „Dzięki” albo samym imieniem jest zupełnie normalne. W szybkiej wymianie wiadomości wiele osób całkiem rezygnuje ze zwrotu pożegnalnego. Badanie poczty firmowej w Nowej Zelandii wykazało, że sposób kończenia maili zależał bardziej od kultury miejsca pracy niż od stanowiska czy płci. Rób więc tak jak twoi współpracownicy.

Maile z podziękowaniem

Podziękowanie jest celem maila, więc wyraź je w ostatnim zdaniu, a zwrot pożegnalny zostaw prosty.

Jeszcze raz dziękuję za czas poświęcony na omówienie całego procesu. Dzięki temu decyzja była dużo łatwiejsza.

Z pozdrowieniami
Elena

Interpunkcja i wielkie litery

Pierwsze trzy zasady poniżej dotyczą maili po angielsku.

• Po zwrocie pożegnalnym postaw przecinek, a imię zacznij w nowej linii. Tak uczy British Council.
• Wielką literą pisz tylko pierwsze słowo. Pisz „Kind regards,” i „Best wishes,”, a nie „Kind Regards,”. Językoznawca Larry Trask podaje tę zasadę wprost: wielką literą pisze się tylko pierwsze słowo zwrotu pożegnalnego.
• W niektórych stylach można pominąć przecinek. Część brytyjskich firm stosuje interpunkcję otwartą, bez przecinka po powitaniu i po zwrocie pożegnalnym. Wybierz jeden styl i stosuj go zawsze.
• Inne języki mają własne zasady. Na przykład w języku niemieckim po zwrocie pożegnalnym w ogóle nie stawia się przecinka, według Dudena. W języku polskim jest tak samo: po „Pozdrawiam” czy „Z poważaniem” nie stawia się przecinka, a wielką literą zaczyna się tylko pierwsze słowo zwrotu.

Zakończenia maili w innych językach i w brytyjskim angielskim

Jeśli piszesz do osób z innych krajów, użyj zakończenia, którego one same by użyły. Oto standardowe zwroty według źródeł w każdym języku:

W listach brytyjskich Trask podaje zasadę: „Yours sincerely” do osoby wymienionej z nazwiska, a „Yours faithfully” po zwrocie „Dear Sir or Madam” (Szanowni Państwo). Dodaje, że to rozróżnienie nie ma dużego znaczenia. W języku niemieckim „Liebe Grüße” jest zarezerwowane dla wiadomości prywatnych. W języku francuskim w mailach najczęściej używa się Cordialement, a długie formuły zaczynające się od „Veuillez agréer” należą do pism formalnych.

Zwroty i zakończenia, których warto unikać

• „Love” i „xoxo” (po polsku „Buziaki” i „Całuski”). „Love” było najbardziej nielubianym zwrotem w ankiecie Perkbox, z wynikiem 57%. Zostaw oba dla rodziny i przyjaciół.
• Brak zwrotu pożegnalnego w pierwszym mailu. 44% respondentów Perkbox tego nie lubiło. Purdue OWL radzi napisać przynajmniej zwrot typu „Best,” i swoje imię.
• „Cheers” i „Warmly” („Na razie” i „Ciepło pozdrawiam”) w mailach do osób, których nie znasz. W ankiecie Perkbox 26% uznało „Cheers” za jeden z najgorszych zwrotów, a 31% powiedziało to samo o „Warmly”.
• Skróty typu „Rgds” (po polsku „Pozdr.”). British Council uznaje „Rgds” za wyłącznie nieformalny skrót, więc nie używaj go w niczym formalnym.
• Emotikony w pierwszym mailu służbowym. W trzech eksperymentach emotikony sprawiały, że nadawca wydawał się mniej kompetentny, i wcale nie sprawiały, że wydawał się cieplejszy.
• Pasywno-agresywne ostatnie zdania. „As per my last email” (Zgodnie z moim poprzednim mailem) irytowało 33% respondentów Perkbox, a „Please advise” (Proszę o informację) irytowało 8%.

„Sent from my iPhone” (Wysłane z iPhone'a) to przypadek niejednoznaczny. W ankiecie Preply 51% osób chciało, żeby ludzie przestali go używać. Jednak badanie z 2012 roku wykazało, że podpis z telefonu łagodził ocenę literówek przez czytelników. Jeśli piszesz głównie z komputera, wyłącz go. Na telefonie może nawet pomóc czytelnikom wybaczyć literówkę.

Czy zawsze potrzebny jest zwrot pożegnalny?

W pierwszym mailu do danej osoby tak. Brak zwrotu pożegnalnego wielu osobom wydaje się szorstki, a powyższe ankiety stawiają go wśród najbardziej nielubianych zakończeń.

Gdy rozmowa już trwa, możesz z niego zrezygnować. W szybkiej wymianie maili ze współpracownikiem wystarczy imię albo nic. Nie wszyscy lubią zwroty pożegnalne. Esej w Slate przekonywał, żeby całkiem z nich zrezygnować. Mimo to używaj zwrotu we wszystkim, co nie jest szybką wymianą wiadomości.

Zanim klikniesz Wyślij

Dobre zakończenie nie pomoże mailowi, który nigdy nie dotrze. Jeśli piszesz do nowego kontaktu albo do całej listy, najpierw sprawdź, czy adres działa. Weryfikator e-mail sprawdza pojedynczy adres, a narzędzie do masowej weryfikacji e-mail sprawdza całą listę. Dzięki temu starannie dobrany zwrot pożegnalny trafi do prawdziwej skrzynki.

Najczęściej zadawane pytania

Jak najlepiej zakończyć maila?

Zakończ go jasnym ostatnim zdaniem, zwrotem pożegnalnym i swoim imieniem. „Dziękuję” działa najlepiej, gdy o coś prosisz. W danych Boomeranga, opartych na mailach po angielsku, zwroty z podziękowaniem dostawały najwięcej odpowiedzi. „Pozdrawiam” lub „Z pozdrowieniami” pasuje do większości pozostałych maili służbowych.

Jak profesjonalnie zakończyć maila?

Zakończ zdaniem, które mówi, co ma się stać dalej. Potem dodaj uprzejmy zwrot pożegnalny, na przykład „Pozdrawiam”, „Z pozdrowieniami” lub „Dziękuję”, a także pełne imię i nazwisko oraz stanowisko. W listach motywacyjnych i pismach formalnych użyj zwrotu „Z poważaniem”.

Czy „Regards” jest nieuprzejme?

Nie. Ten zwrot jest neutralny i krótki, więc pasuje do zwięzłych maili służbowych i reklamacji. W ankiecie Perkbox 31% osób uznało „Regards” za jeden z najlepszych zwrotów. Jeśli masz wątpliwości, „Kind regards” brzmi nieco cieplej. Po polsku neutralnym odpowiednikiem jest „Łączę pozdrowienia”, a „Pozdrawiam” brzmi nieco cieplej.

Czy w „Kind regards” oba słowa piszemy wielką literą?

W języku angielskim wielką literą pisz tylko pierwsze słowo: „Kind regards,”. To samo dotyczy „Best regards,” i „Best wishes,”. Po polsku też tylko pierwsze słowo: „Z poważaniem”, „Z pozdrowieniami”.

Czy „Z góry dziękuję” jest nieuprzejme?

Zwykle nie. „Thanks in advance” miało najwyższy odsetek odpowiedzi w badaniu Boomeranga, a Ask a Manager uznaje ten zwrot za w porządku w większości przypadków. Unikaj go, gdy prosisz o prawdziwą przysługę, której druga osoba może chcieć odmówić.

Czym zastąpić „Z poważaniem”?

Po angielsku zwykłymi zamiennikami „Sincerely” w mailach są „Kind regards”, „Best regards” i „Thank you”. „Sincerely” zostaw dla listów motywacyjnych i pism formalnych. Po polsku tę rolę pełnią „Pozdrawiam”, „Z pozdrowieniami” i „Dziękuję”, a „Z poważaniem” zostaje dla pism formalnych.

Czy po zwrocie pożegnalnym stawia się przecinek?

Po angielsku tak, w większości stylów: „Thanks,”, a imię w następnej linii. Niektórzy Brytyjczycy pomijają przecinek. W języku niemieckim i polskim przecinka się nie stawia.