Aquecimento de e-mail (email warm up)

O que é aquecimento de e-mail?

Aquecimento de e-mail, ou email warm up, é começar a enviar devagar com um endereço ou domínio novo. Você envia poucos e-mails por dia no início. Depois aumenta a quantidade semana a semana.

O domínio é a parte do endereço de e-mail depois do @. Em vendas@lojaverde.com.br, o domínio é lojaverde.com.br.

O objetivo é construir um histórico. Os provedores de caixa de entrada, como Gmail e Outlook, decidem onde colocar um e-mail com base no histórico de quem envia. Um remetente novo ainda não tem esse histórico.

Por que um domínio novo precisa de aquecimento

Um domínio registrado na semana passada nunca enviou e-mail. O Gmail não sabe se quem está por trás dele é uma empresa real ou um remetente de spam.

Quem envia spam costuma registrar domínios novos e enviar muitos e-mails de uma vez. Por isso os provedores tratam um domínio novo com cuidado. Se ele enviar 5.000 e-mails no primeiro dia, muitos podem ir para o spam ou ser recusados.

Com o aquecimento, o provedor vê um padrão diferente. Poucos e-mails, enviados para pessoas que abrem e respondem. Esse histórico forma a reputação do domínio.

Um exemplo de cronograma de aquecimento

Marcos abriu uma consultoria e criou o domínio consultoriamarcos.com.br. Ele quer enviar e-mails de prospecção para empresas. Este é um exemplo de cronograma. Os números são ilustrativos.

Os cronogramas reais variam. Eles dependem do provedor, do tipo de e-mail e de como as pessoas reagem. Se as respostas forem boas, Marcos pode aumentar mais rápido. Se muitos e-mails voltarem ou forem para o spam, ele deve manter o volume ou reduzir.

Aquecimento manual e ferramentas de aquecimento

Existem duas formas de aquecer um domínio.

Aquecimento manual. Você mesmo envia e-mails reais, para pessoas reais, aumentando o volume aos poucos. Você começa pelos contatos com mais chance de abrir e responder.

Ferramentas de aquecimento. Alguns serviços conectam a sua caixa de e-mail a uma rede de outras caixas. A ferramenta envia e-mails automáticos entre essas caixas. As outras caixas abrem os seus e-mails, respondem e os tiram da pasta de spam quando caem lá. A ideia é criar sinais de interação enquanto o volume real ainda é baixo.

As duas formas têm o mesmo objetivo. Nenhuma substitui uma lista boa e e-mails que as pessoas querem receber.

Aquecimento de e-mail e aquecimento de IP

Os dois termos se parecem, mas tratam de coisas diferentes.

• Aquecimento de e-mail constrói a reputação de um endereço ou de um domínio novo.
• Aquecimento de IP constrói a reputação de um endereço IP novo. Um endereço IP é o número que identifica um servidor na internet. Isso importa quando você passa a usar um IP dedicado, só seu.

Se você usa um IP compartilhado de um ESP, o IP já tem histórico. Você ainda precisa aquecer um domínio novo.

Erros que desfazem o aquecimento

• Enviar para uma lista não verificada. Na primeira semana, você envia para endereços antigos. Muitos não existem e voltam como hard bounce. O provedor vê um remetente novo com muitos bounces. Isso é exatamente o sinal que o aquecimento tenta evitar.
• Pular etapas. Sair de 40 para 1.000 e-mails por dia de uma vez cria um pico de volume, e os provedores desconfiam de picos.
• Parar e voltar. Ficar semanas sem enviar e depois enviar um volume grande parece o comportamento de um remetente novo.
• Ignorar os sinais. Se a taxa de bounce ou as reclamações subirem, pare de aumentar o volume.
• Esquecer a autenticação. Configure SPF, DKIM e DMARC antes do primeiro e-mail.

Aquecimento de e-mail e verificação de e-mail

Verifique a lista antes da primeira campanha real. Um validador de e-mail em massa confere cada endereço e separa os que não existem. Para conferir um endereço só, use um validador de e-mail. Com a verificação de e-mail, o domínio novo começa o histórico com poucos bounces, e o aquecimento não é desfeito na primeira semana.